Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

0
241

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии расчетов с работниками предприятия, получившими аванс на домовитые, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными ликами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и авансовые суммы командировочным наличными денежками. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все расчеты должны оформляться сквозь счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Расчеты с подотчетными ликами

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем вящий объем наличных расчетов может проходить именно тут. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и отвечать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся всерьез. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

  1. произвести расчет за какую-то определенную услугу;
  2. приобрести канцтовары и конверты;
  3. бензин и другие горюче-смазочные материалы для должностного автомобиля;
  4. купить билеты для поездки в командировку и оплатить отель;
  5. закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить денежки в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Сферы подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом главу или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, какие могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

В списке указывают все эти сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, вяще которой ему не имеют права выдавать.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили распоряжение отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

В перечень сотрудников вводят только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности. Такой соглашение заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д. Работники, какие еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых намечается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными ликами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной труду, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих целой или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными ликами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, какими руководствуются при совершении операций:

  1. Наличные денежные средства должны выступать только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать денежки лицам, не работающим в компании.
  2. Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
  3. Прежде чем получить новоиспеченную сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
  4. Эти расчеты используются только в том случае, если другим способом необходимых целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать сквозь 71 счет.
  5. Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
  6. Учет должен производиться в целом объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
  7. Основной бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание верной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

  • ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
  • Поза о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
  • План счетов бухучета организаций и руководство по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
  • Положения, приказы и регламенты самого предприятия
ФЗ о

ФЗ о «Бухучете»

Несмотря на размашистые возможности в расходовании своих средств, компании могут расходовать оружия из выручки только на определенные цели (Указание № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ). В том числе и на выдачу наличных денежек в подотчет.

Указанием № 3210-У ЦБ РФ определены принципы работы кассы предприятия. Непременное утверждение и соблюдение лимита кассы. В документообороте кассы используются приходные и расходные кассовые ордера, утвержденные Государственным комитетом статистики РФ (Постановление №88 от 18.08.1998)

Сам учет, как уже упоминалось рослее, ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицам», тут аккумулируются все данные об операциях.

Остаток на счете отражает – это либо хвост, либо сумма перерасхода, которая подлежит возврату подотчетному лику. Денежные средства выдаются на основании приказа руководства компании, удостоверенного главным бухгалтером. Сумма определяется из соображений целесообразности, в пределах заблаговременно произведенного расчета. Порядок выдачи денег на совершение операционных, командировочных или домовитых расходов регламентирует учетная политика компании.

Операционные и домовитые расходы – это расходы на канцтовары, расходы на оплату коммунальных услуг, покупку основных оружию, материальных ценностей, оплата почтовых расходов, выплата зарплаты. Сумма командировочных расходов определяется, исходя из учетной политики компании. Представительские затраты могут быть не предусмотрены правилами организации.

Учет операций подотчетных лиц

Выдачу подотчетных сумм и возмещение перерасхода коротают по дебету 71 счета, операции оформляются расходным кассовым ордером.

В таблице представлены вероятные проводки по счету 71 «Учет подотчетных сумм»

№п/п Дт КТ Направление операции
1 71 50 Выдача аванса
2 10 71 Приобретение материалов
3 19 71 НДС
4 68 19 Учтен налоговый вычет по счетам фактур
5 20/26 71 Учет домовитых расходов
6 50 71 Возврат неиспользованного аванса
7 71 50 Возмещение затрат работнику, в случае перерасхода
8 94 71 Списание невозвращенных в срок сумм

Сотрудники, получившие аванс денежных оружий на определенные приказом руководства цели обязаны отчитаться, об использовании полученной суммы, представив в бухгалтерию авансовый отчет с приложением все платежных квитанций и чеков об оплате товаров и услуг. Если срок задания, на какое выдавалось финансирование, закончен, работник отчитывается на следующий пролетарий день. На обороте отчета перечисляются все прилагаемые оправдательные документы (чеки, счета-фактуры), даты и суммы операций.

Сотрудники, получившие командировочные обязаны отчитаться о полученных и потраченных суммах не запоздалее трех дней после возвращения из командировки.

Для этого также составляется авансовый отчет с приложением билетов за проезд, счет об оплате жилого помещения, докладная о проделанной труду, и командировочное удостоверение.

Целесообразность совершенных расходов утверждается прямым начальником подотчетного лица, в зависимости от подтверждения, или не подтверждения целевого использования суммы.

Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

Бухгалтерия испытывает, правильно ли оформлен авансовый отчет, подлинные ли приложены чеки и документы, и отдает его на утверждение главе компании. На купленные, на основании товарных чеков основные оружия оформляется накладная по приходу, и все закупленные товарно-материальные ценности сдаются на строй.

Учетная форма ГС У 001Давайте рассмотрим правила заполнения учетной форму 001 ГС У и для чего она используется.

Тут мы изучим, как снять с учет ККМ и какие документы для этого необходимы.

Более подробно о том, как вести журнал учета и содержания оружий защиты, вы узнаете тут.

Неизрасходованные средства сдаются в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру одновременно с авансовым отчетом. Работник не может передавать иному работнику, выданную ему сумму. Если работник помимо аванса израсходовало собственные денежные оружия для оплаты товара, ему возмещаются расходы в сумме перерасхода.

Если оправдательные документы не будут признаны оригинальными, или к чекам не прилагается товар, купленный подотчетным сотрудником, то сумма, полученная работником, будет почитаться его доходом и подлежать налогообложению.

Заключение

Для предприятий система учета расходования подотчетных денежных оружий имеет огромное значение. Правильное и четкое оформление всех документов, отчетливое следование инструкциям и нормативным документам, прозрачность совершаемых операций – это принципы, соблюдение каких поставят уровень учета на должный уровень.