Процесс ведения документации в бухгалтерском деле – это весьма серьезная и строгая система операции, в которой не прощается допущение неточности, промахов. Исходя из этого становится понятно, что данная система должна быть целой и централизованной. Результатом чего становиться создание главной книжки в бухгалтерии.
Что это за документ, для чего он нужен?
При этом все бухгалтерские отделы крупных компаний коротают на протяжении одного года очень большое количество денежных отчислений по массе реквизитных счетов и пользуясь для основания разнообразными документами.
При этом учет всех этих оружий и информации о прибыли и затратах, понесенных компанией согласно этим документам, осуществляется с поддержкой главной бухгалтерской книги. О ее надобности и предназначении будет детально рассказано ниже.
Главная книга представляет собой – независимый документ (своего рода журнал), который будет заполняться на протяжении одного календарного года. На законодательном степени к тому же не разрешается ведение этой книги сроком немало одного года.
При этом все записи в книги должны тащить строгий хронологический характер и последовательность. Они будут начинаться с января и заканчиваться в декабре подотчетного календарного года.
Эта книга должна отображать всю информацию по всем имеющимся на предприятии (при этом это может быть безотносительно любая форма собственности) синтетическим счетам. Согласно перечисленным позам главная книга является непосредственным отражением всей осуществляемой домовитой деятельности предприятия.
Для самих сотрудников бухгалтерии данная книжка нужна прежде всего для перепроверки данных собственной же труды. В любом случае при записывании информации в нее она будет перепроверяться несколько раз, так как допущение промахи повлечет за собой проблемы с налоговой инстанцией.
Именно потому все поточные операции, выполненные на протяжении одного года, особо тщательно просчитываются эти, которые будут записываться в контрольные специальные журналы (как правило, это начальный этап проверки), после чего все эти будут записаны в главную бухгалтерскую книгу (конечный этап проверки).
В итоге чего для бухгалтерии значимость данного журнала является весьма большой. В конечном счете правильность его ведения является отображением профессионализма труды сотрудников финансового отдела.
Зачем он нужен для предприятия?
Основной задачей главной бухгалтерской книги в организации является предоставление информации для записи сальдового баланса. Она кормит в себе все данные по вступительным и исходящим сальдо, кроме того по всем натуральным оборотам отдельного синтетического счета.
Отчетность компании
Будет естественно, что баланс компании – это важнейший показатель его производственной и финансовой деятельности и потому тот факт, что все данные проходят повторные проверки, является весьма удобным анализом годовой работы.
Кроме того, эта книга является одним из основных документов отображающих реальную деятельность компании. Потому к ней проявляют неподдельный интерес различные проверяющие органы. Отметим, что в случае нахождения расхождений в записанных в ней этих это может обернуться для компании крупными проблемами с возможными штрафными санкциями и наложенными ограничениями на ее деятельность. Целое наказание при этом будет применено к главному бухгалтеру.
Кто занимается составлением основной книги?
Составлением главной книги в бухгалтерии, как правило, занимается лик, которое было уполномочено на это руководящими должностями. При этом к нему сообразно уставу, принятому в компании будет выдвинут ряд требований таких как эксперимент работы в бухгалтерии и занимаемая там должность.
При этом в настоящее пора довольно часто может так случиться, что на эту должность никого не ставят. Это связанно с тем, что организации все чаще используют специальное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать этот процесс и вести книгу в электронном виде. При этом в случае возникновения проверки со сторонки налоговых органов или же прочих организаций книгу можно будет скоро распечатать и предоставить в соответствующую инстанцию.
Правила оформления документа
Конфигурация ведения данной книги, которая применяется в организации, как правило будет утверждена прямо руководством самой компании. Директор должен издать об этом соответственный указ, вследствие которого, принятая форма приобретет непременный характер. При этом в независимости от предприятия сохраняется общая последовательность заполнения этого документа:
Бухгалтер за работой
В самом начале ответственный бухгалтер должен отобразить в ней наименования и сами реквизиты счетов их субсчетов и субсубсчетов, какие будут применяться для проведения оплаты услуг и товаров с иными компаниями или физическими лицами (при этом они должны присутствовать в учетной политике фирмы);
- После чего бухгалтеру предстоит заполнять колонки дебета и кредита, в соответственном разделе книги. Как правило, это необходимо сделать до начала новоиспеченного отчетного периода;
- Следующий этап – это отображение всех сумм сообразно осуществленным счетам за определенный период;
- Последний этап – это внесение всех сумм дебета и кредита на момент крышки отчетного периода. Эти данные нужно записать в специальные колонки, после чего их будет необходимо перепроверить.
В сегодняшнее время на территории Российской Федерации активно используется программное обеспечение 1С. С ее поддержкой главная бухгалтерская книга будет составляться в автоматическом порядке. Данная функция очень удобна, так как она позволяет избавиться от нужды вести данную книгу в рукописном варианте, вследствие чего экономится пора самих бухгалтеров.
Стоит отметить, что если в данные подобный книги были внесены изменения, то они должны быть одобрены ответственными за ее ведение ликами.
Кроме того, они должны быть заверены подписями рядышком с которыми необходимо проставить инициалы. В случае оформления книжки в электронном виде, он должен будет быть заверен электронной подписью директора компании или же основного бухгалтера.
Кроме данных, которые относятся к расчетным счетам, в этом журнале должны отображаться эти показатели:
- Непосредственно название этого документа;
- Наименование предприятия, которое ведет его;
- Год, операции которого будут отбиты в книге;
- Установленная стандартная величина измерения в финансовом обороте;
- Перечислены должности тех лиц, на которых будет возложена ответственность ведения книжки (при этом они должны отвечать нормативным требованиям, установленным в компании);
- Подписи всех ответственных лиц с их инициалами, для того чтобы их запоздалее можно было идентифицировать.
Правила хранения
Согласно льющемуся законодательству, регламентирующему данные аспекты норма использования управленческим документов основная бухгалтерская книга должна, хранится на протяжении пяти календарных лет.
Хранение документации в организации
При этом срок хранения этой книжки будет отсчитываться со дня, который будет следовать за отчетным этапом, согласно которому он и был составлен. По достижении пятилетнего срока хранения этот документ должен подлежать утилизации, согласно приказу особой комиссии, отвечающей за данный процесс.
В нашем материале мы рассмотрим про ведение основных оружий в бухгалтерском учете.
Здесь вы узнаете, как правильно уволить главбуха по его жажде согласно законам РФ.
Как составить должностную инструкцию для главбуха? Декламируйте в нашей статье.
В заключении необходимо отметить, что при самой безупречной труды в компании автоматизированного программного обеспечения, ведение на сегодняшний день основной бухгалтерской книги является обязательным. Ведь она является своего рода подведенным итогом, какой будет отражать всю хозяйственную деятельность, проходившую на предприятии.
Но, в случае использования особой программы для ведения этой книги, можно довольно скоро и безопасно вводить данные что значительно сократит время необходимое для ее ведения. При этом функциональность программы поможет немало ясно увидеть в сравнении с рукописным вариантом все ошибки и просчеты в этих.
Также необходимо понимать, что одним из основных документов, спрашиваемых контролирующими инспекциями во время проведения плановой или внеочередной проверки является эта главная книга. Поэтому важность ее грамотного и четкого ведения освободить главного бухгалтера, директора компании и акционеров от всевозможных штрафов и судебных разбирательств.
