При зачисленье нового сотрудника на вакантное место в компании составляется личная карточка работника. Заполняет её специалист кадровой службы. Дальше рассмотрено предназначение данного документа, структура, форма и особенности заполнения, а также показан его образец.
Для чего необходима
Личная карточка – один из элементов учёта кадров, который ведётся отделом по управлению персоналом. Она содержит целую и подробную информацию о каждом сотруднике со дня его вступления в должность до увольнения. Специалист кадрового отдела заполняет данный документ самостоятельно, опираясь на предоставленные новоиспеченным сотрудником документы. Не разрешается, чтобы работник сам заполнял данную карточку.
Как только был подписан трудовой договор с новоиспеченным наёмным работником, на него заводится личная карточка. Она ведётся на протяжение всего процесса работы и может пополняться новоиспеченными сведениями. Собираемые данные должны быть в рамках рабочего процесса и не нарушать право на неприкосновенность частной жития.
Форма
Разработана Форма Т2 для ведения личных карточек сотрудников в едином формате, которая утверждена Госкомстатом. Однако с 2013 года разрешено применять самостоятельно разработанный документ подобного направления (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Внутреннюю форму личной карточки должен утвердить руководитель предприятия.
Образчик по Форме 2 показан ниже.
Документы, необходимые для заполнения
Специалист отдела кадров не может заполнять учётную карточку лишь со слов нового сотрудника. Желательно, чтобы вся вносимая в карточку информация подтверждалась оригиналами документов или справками. Тут могут понадобиться:
- внутренний паспорт;
- диплом об образовании, наличии степени (магистр, бакалавр, специалист и др.);
- документы, подтверждающие добавочные знания (например, сертификаты квалификации для бухгалтеров, сертификаты, подтверждающие знания языков и др.), если они необходимы в места;
- документы воинского учёта (для мужчин);
- приказ о приёме на работу с номером и датой;
- свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- трудовая книжка или документальное подтверждение стажа.
Структура собственной карточки
Карточка работника по Форме 2 имеет строгую структуру и состоит из 11 разделов. Форма 2 состоит из четырёх страниц. В них отражаются:
- Всеобщие сведения.
- Воинский учёт.
- Приём на работу, переводы на другую работу.
- Аттестация.
- Повышение квалификации в организации.
- Профессиональная переподготовка.
- Награды, почётные звания.
- Отпуск.
- Социальные льготы.
- Добавочные сведения.
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Если в компании используется своя форма личной карточки, то какие-то разделы могут опускаться или добавляться. Но, в любом случае, типовая общая информация о каждом сотруднике должна присутствовать:
- ФИО, адрес, данные о рождении, профессиональном уровне, стаже;
- состав семейства;
- воинский учёт;
- учёт событий, происходивших с сотрудником в период работы: перевод, повышение в должности, выход в отпуск, повышение квалификации, прохождение обучения и др.
Рассмотрим немало подробно, что вносится в каждый раздел.
«Шапка»
Карточка начинается с длинной таблицы, где указываются важные идентификационные эти.
На самом верху вносится полное название предприятия.
После этого в таблице указываются:
- дата открытия карточки сотрудника;
- табельный номер, какой отдел кадров присваивает каждому работающему;
- налоговые и пенсионные данные.
В строке «Алфавит» ставят первую литер или первые две буквы фамилии человека. Это нужно для ведения картотеки.
Следующая строка «Характер работы» может кормить один из двух вариантов:
- «постоянно», если с сотрудником подписан бессрочный трудовой контракт;
- «временно», если контракт спешный.
Читайте также! Специальная оценка условий труда в 2019 году: последние изменения
Далее уточняется вид труды и пол.
Общие сведения
Один из самых объёмных разделов карточки. В правом углу проставляется номер и дата трудового соглашения согласно приказа. После заполняется информация о вновь нанятом гражданине:
- ФИО, дата и место рождения;
- гражданство – край прописывается полностью, например, Российская Федерация (не «РФ»), Республика Казахстан (не «РК»);
- владение иностранном языком (три варианта по ОКИН – декламирует и переводит со словарём, может объясняться, свободное владение);
- образование и сведения о дипломе (номер, дата, название специальности);
- стаж труды – чаще всего указывается общий стаж, но есть ещё графы для указания непрерывного стажа и дающего право на льготы;
- сведения о супружестве – если в паспорте есть запись, то достаточно написать «состоит в зарегистрированном браке», если записи нет, то настойчиво заставлять работника повествовать о своём семейном положении не нужно. Информацию работник должен предоставить по собственному желанию.
- состав семьи – уточняется ФИО и год рождения папу, матери, жены и детей;
- информация о паспорте;
- адрес, постоянный и временный;
- контакты — номер мобильного, e-mail.
Воинский учёт
Вытекающий раздел касается воинского учёта. Он заполняется чаще всего для работников – представителей мужского пола. Бланк показан ниже.
Информация вбивается с двух документов: военный билет и удостоверение призывника. Если воинских званий несколько, то заносится заключительнее.
Данный раздел имеет повышенную значимость, поэтому достоверность заполненной информации удостоверяется подписями как специалиста по кадрам, так и самим сотрудником.
Зачисление на работу и переводы
Здесь необходимо заполнить таблицу с данными о том, когда рабочий приступил к своим обязанностям. Если сотрудник был перемещён на другую должность или в другой департамент, то об этом также вносится соответствующая запись:
- текущее число;
- структурное подразделение;
- место (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации;
- оклад или надбавка при переводе;
- основание (приказ).
Каждая строка заполняется на основании изданного распоряжения с номером и датой. Как только запись сделана, сотруднику необходимо ознакомиться с ней, проверить правильность данных и поставить подпись в заключительную графу таблицы.
Аттестация
Специалисту по кадрам необходимо заполнить таблицу по проводимой аттестации, состоящую из пяти граф, показанных ниже.
Пуще всего крупные компании периодически проводят аттестацию сотрудников в соответствии с внутренними нормативными актами. В мелких же организациях такая процедура может отсутствовать, тогда эту таблицу можно оставить пустой.
Повышение квалификации и переподготовка
За время работы специалист может повышать собственный квалификационный уровень, посещать различные тренинги, образовательные программы при вузах и других организациях. Об этом надо привнести запись: когда был начат и закончен процесс, как называется образовательное учреждение, какой документ получил сотрудник (сертификат, подтверждение, удостоверение), внести его полные реквизиты (серию, дату, номер).
Сотрудник может также получить переподготовку по иной специальности. Здесь подтверждением и основанием может быть свидетельство или диплом. Если работник не обучался за период труды в компании, то данные разделы оставляют пустыми.
Награды
Если гражданин имеет почётные звания и поощрения, то об этом есть оценка в трудовой книжке. Их необходимо перенести в его личную карточку. Сюда относятся:
- почётные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы, спускаемые на предприятиях;
- государственные награды, в частности, о присвоении государственных почётных званий (обязательно наличие указа или иного решения);
- поощрения и награждения, какие предусмотрены законами России или внутренним коллективным договором, уставом или другими подобными документами.
Читайте также! Распоряжение о дисциплинарном взыскании — составляем правильно
Отпуск
Кадровик делает подробную запись обо всех отпусках, которые предоставлялись сотруднику, и заполняет таблицу из 7-ми граф. Это может быть:
- основной каждогодний отпуск, который оплачивается и, согласно главе 19 ТК РФ, должен быть не меньше 28 дней,
- дополнительный отпуск (на нездоровых производствах, при особенных условиях работы, ненормированном графике и др.);
- без сохранения оклада (без содержания).
В таблице надо уточнить не лишь вид отпуска, но и его длительность, конкретно указав даты начала и окончания, число дней. Также необходимо внести эти приказа (дату, номер) на отпуск, который обязательно издаётся в компании.
Социальные льготы
Льготы предоставляются отдельным категориям народонаселения:
- инвалидам;
- студентам;
- несовершеннолетним работникам;
- пенсионерам;
- донорам.
Сотруднику необходимо предоставить документ, подтверждающий возможность получать льготы.
Если этот факт подтверждён, то работодатель может в соответствии со своей социальной политикой и коллективным договором предоставлять льготы, какие могут иметь следующие формы:
- оплачиваемый учебный отпуск (для студентов);
- отпуск в удобное время (1 месяц);
- отпуск без сохранения зарплаты (2 месяца) и др.
Добавочные сведения
Сюда вносится любая дополнительная информация, которая важна для трудового процесса и не была отражена в предыдущих пунктах либо для неё не достало места. Это могут быть:
- данные об обучении сотрудника в текущий момент (название учреждения, дата поступления, планируемый выпуск);
- эти о повышении квалификации сотрудника ранее, до подписания с ним трудового договора;
- информация о наличии дополнительных профессий, если было недостаточно пункты в первом разделе;
- информация о работнике-инвалиде: подтверждающий документ, заключение медицинской организации о возможностях гражданина и рекомендуемых условиях труда;
- присутствие водительских прав, загранпаспорта;
- возможность ездить в командировки (с какой периодичностью) и др.
Основание прекращения трудового договора
Если сотрудник увольняется, то делается запись в этот заключительный раздел. Необходимо сделать ссылку на статью ТК РФ, к примеру:
Ст. 79 — истечение срока договора.
Ст. 80 — увольнение по собственному жажде.
Также надо внести информацию об изданном приказе или распоряжении. После этой записи специалист по кадрам и сотрудник устанавливают свои подписи.
Электронный или бумажный вариант
Законодательно не закреплено, в каком именно виде необходимо вести конфигурации Т2 — электронной или бумажной. Важно помнить, что новому сотруднику необходимо проверить достоверность внесённых данных и поставить подпись. Кроме того, запоздалее по мере внесения записей в трудовую книжку их надо продублировать в карточке. Сотрудник должен ознакомиться с ними и поставить роспись.
Собственная карточка – это постоянно изменяющийся документ, который пополняется новыми данными о работнике. По этой причине её нельзя вести лишь в электронном формате. Заполнив карту на компьютере, её надо распечатать и отнести на подпись работнику. В дальнейшем новые эти можно вносить вручную.
[embedded content]
