При любом реализации выдачи финансов через кассовый узел создается подтверждающая бумага — расходный кассовый ордер (РКО). Особенного распорядка его составления законодательством не предусмотрено. Но существуют обязательные пункты заполнения конфигурации.
Что такое РКО и для чего он необходим
РКО относится к первичной документации кассы и вести его необходимо чистоплотно и правильно. Ответственным лицом за правильноть составления этого документа почитается кассовый работник, так как он ежедневно регистрирует эти бумаги и формирует особый отчет. При ведении бизнеса довольно часто появляется нужда выдать деньги через кассу.
Пример РКО
При этом есть различные вина:
- оплата труда;
- под отчет;
- иные выплаты.
Нельзя попросту отдать деньги, обязательно нужен учет движения, а соответственно подтверждающая бумага. Потому требуется оформлять расходный документ. Законодательством установлена особая унифицированная форма этого документа: KO -2. Ее обязаны использовать все учреждения. Исключения составляют кредитные организации. РКО — это непременная бумага для учета движения денег, оформляется при выдаче финансов.
Этот документ может заполняться:
- в обыкновенном письменном виде;
- с помощью компьютера.
Неприемлемы в расходнике какие-либо исправления и подчистки. Когда документ кормит ошибку, следует составить новый экземпляр. Заполняется РКО в числе одной штуки и ежедневно подшивается в кассовый отчет.
Кто выдает и занимается заполнением подобной документации
Составляет этот документ лик, ответственное за работу с наличностью. В основном это бухгалтер кассир. Но, эти долги может исполнять и другой сотрудник, уполномоченный соответствующим распоряжением.
На некоторых предприятия расходник выписывает бухгалтер:
- расчетчик;
- по подотчетным ликам.
Не всегда вышеуказанные лица имеют возможность сформировать документ, тогда составить РКО может и другое лицо. К примеру:
- руководитель;
- главный бухгалтер.
Только не стоит забывать, человек осуществляющий оформление РКО должен владеть на это документальные полномочия. РКО после расходной операции остается в кассовом узле. Кроме того, он подлежит непременной регистрации в специальном журнале.
Как правильно заполнить бланк РКО
Заполнять расходник требуется верно и аккуратно. Эта процедура осуществляется с соблюдением специальных требований и знаний. Довольно часто специалисты пренебрегают правилами и допускают грубые промахи.
РКО заполняется следующим образом:
Выдача денег под отчет
- Наименование компании прописывается целиком. Если это ИП, допускается имя и отчество обозначить инициалами. К примеру, ООО » Урал» или ИП Болгарин А. Ю.
- Строчка «структурное подразделение» подразумевает соответственнее обозначение. При его отсутствии рекомендуется ставить прочерк.
- Обязательно прописывается код по ОКПО.
- Номер расходника по распорядку. Он должен соответствовать отметке в журнале регистрации. Нумерация ведется с основы года.
- Дата оформления должна соответствовать времени выдачи. Невозможно выписать расходник заранее. Она может выглядеть так: 03. 02. 2016
- Ниже проставляется соответственный дебет и кредит счетов. По кредиту всегда будет стоять 50 счет.
- Сумма расходной операции проставляется цифрой.
- Кому выступают средства пишется в дательном падеже. Например, Курочкину Анатолию Сергеевичу.
- В графе «основание», детально прописывается: на что и по какой бумаге осуществляется расход. Примерно так, выдача подотчет по заявлению от 15. 03. 2016 г.
- В строчке «сумма» рубли вечно требуется писать буквами. Копейки проставляются цифрой. После суммы, до крышки строки, необходимо поставить прочерк.
- В строчке «приложение», обозначаются приложенные бумаги.
- Обыкновенно визируется РКО подписями директора и главного бухгалтера. При наличии документа основания с визой главу, допускается отсутствие подписи в РКО.
- Строчка «получил» заполняется человеком, получающим финансы, от длани. При этом сумма пишется прописью, копейки допускается устанавливать цифрами. До окончания строки ставится прочерк.
- Число, месяц и год получения финансов и виза получателя.
Непременно заполняются реквизиты удостоверения личность лица, получающего финансы. Обыкновенно таковым выступает паспорт. Поэтому в РКО прописывается: серия, номер, дата и пункт его выдачи.
Эта информация прописывается в строчке «По». Кассовый работник проставляет свою визу и расшифровку после процедуры расхода.
После реализации выдачи денег специалист ставит на расходнике штамп «оплачено». При этом непременно проставляется дата. Нельзя допускать в этом документе подчистки, помарки и промахи. Если они присутствуют, документ придется переписывать. Подписывает документ и причисляет в кассу ответственный за это сотрудник.
Какое основание на выдачу РКО при подотчете
Выдача под отчет производится при отсутствии длинна по прошлым авансовым отчетам. Работник пишет заявление на выдачу оружий подотчет. К примеру, на следующие нужды:
- поездка в командировку;
- покупка топлива;
- приобретение материалов;
- тому подобное.
Заявление сотрудника непременно согласовывается с руководителем предприятия, на нем должна присутствовать соответствующая виза. Собственно этот документ является основанием выдачи денег подотчет.
При формировании РКО подотчет строчка «основания» кормит информацию о заявлении с обозначением даты. Дополнительно по предприятию издается соответственный приказ.
ВАЖНО! РКО под отчет формируется не только в пользу лиц трудящихся по трудовому договору, но так же заключившим документ гражданско-правового характера с компанией.
Категорически не разрешено выдавать под отчет еще средства, если по предыдущей операции человек еще не отчитался. Для этого он должен предоставить авансовый отчет в установленный срок. Обычно это делается до момента закрытия месяца. Когда финансы израсходованы не целиком, излишки требуется сдать в кассу по приходному ордеру. Если возник перерасход, работнику на основании новоиспеченного РКО будет выдана разница.
В нашем материале вы узнаете, как оформить соглашение займа междуюридическими лицами.
Как правильно составить объяснительную писульку об опоздании? Об этом более подробно мы написали тут.
Здесь вы разузнаете, из каких пунктов состоит уведомление об изменении трудового соглашения.
Образец РКО при выдаче денег подотчет
Начинающим специалистам перед составлением РКО рекомендуется внимательно прочесть основные правила. Это поможет не допустить ошибок при его заполнении. Образчик заполнения документа на выдачу денег под отчет:
- Полностью оформленный документ передается кассиру предприятия. Он забирает РКО, устанавливает на нем свою визу, выдает обозначенные в нем средства. Все приходные и расходные кассовые ордера сшиваются в крышке дня в единый кассовый отчет.
- Важно! Нельзя выдавать РКО на длани получателю.
Порядок выдачи денег по РКО, на примере под отчета
Перед прямой выдачей денег из кассовго узла должны быть реализованы некоторые действия:
- бухгалтер по подотчетным лицам проверяет присутствие заложенности за прошлый период;
- работник пишет заявление и увязывает его с руководителем и главным бухгалтером;
- кассовый работник готовит РКО на основании заявления и отсчитыает необходимое число денег;
- перед непосредственной передачей денег, кассовый работник дает работнику РКО на подпись;
- получатель строчит сумму прописью вграфе получил, ставит дату и визу;
- кассовый работник забирает РКО, выдает финансы.
Ответсвенным сотрудником за правильность сотсавления РКО является кассовый работник. Так как собственно он в конце дня делает отчет по кассе и сшивает все приходные и расходные документы. В случае выявления промахи он сразу должен предпринять меры по ее исправлению.
Ответственность
Сообразно законодательству при выявлении нарушений при проверке кассовой документации, а в частности РКО к ответственности могут быть привлеченык ответственности в облике штрафов:
- ответственное лицо – от четырех до пяти тысяч рублей;
- юридическое лик – от сорока до пятидесяти тысяч рулей.
Поэтому, при выдаче денегкассовый работник должен внимательно проверить правильность составления РКО, а также сличить паспортные данные и информацию о получателе. Это поможет избежать последствий и ответсвенности.
Документом, по какому осуществляется выдача денег из кассы, является РКО. Образец заполнения его не утвержден законом. Но, есть особая унифицированная форма РКО, а так же основные правила его заполнения. Нельзя допускать промахов или подтирок в этом кассовом документе. В противном случае, ответственное лик либо организация, привлекаются к ответственности в виде штрафных санкций.
