Нередко встречаются ситуации, при каких небольшие расходы предприятия удобнее оплатить наличными. Осуществляются подобные операции с привлечением ответственных лиц. Счет 71 бухгалтерского учета – это расчеты с подотчетными ликами, анализ их задолженности и произведенных затрат за счет выделенных организацией денег.
Что отражается на 71 счете
В некоторых случаях льющиеся расходы проще оплатить наличными. Речь идет о представительских расходах, покупке канцтоваров, материалов на небольшие суммы. Подотчетные суммы выделяются на вытекающие цели:
- Материальные расходы. Не все магазины и торговые точки готовы выписать счет на свою продукцию и принять оплату безналичным платежом. Однако по заявке покупателей могут выдаваться кассовые и торговые чеки, бланки строгой отчетности, которые и подтвердят совершенные затраты.
- Оплата линии услуг также может производиться наличными.
- Командировочные расходы покрываются выдачей денежных средств подотчетным ликам.
Деньги выдаются из кассы предприятия сотрудникам, которые впоследствии должны отчитаться за совершенные затраты документально. Остаток оружий потребуется вернуть обратно в кассу. При наличии перерасхода потраченные суммы сверх установленного работнику компенсируются.
Характеристика
Счет 71 характеризуется как активно-пассивный. Аналитический учет ведется раздельно по каждому работнику. Информация по счету должна отражать состояние расчетов с каждым подотчетным лицом.
Конечное сальдо может быть как дебетовым (если сотрудник не отчитался по выданным оружиям), так и кредитовым (при образовании перерасхода и задолженности). Неизрасходованные денежные суммы могут быть возвращены в кассу или удержаны из заработной платы. Перерасход компенсируется сотруднику за счет оружий предприятия.
Порядок получения средств в подотчет
Выдача подотчетных сумм, порядок возврата и составления документов о потраченных оружиях регулируется Указаниями Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У. Алгоритм действий следующий:
- Сотрудник строчит заявление на выдачу подотчетных средств. В документе указываются Ф.И.О. подотчетного лица, необходимая сумма и срок, на который предоставляются денежки. Вместо заявления можно использовать распорядительный документ руководителя.
- По заверенному руководителем фирмы документу выдаются оружия из кассы или перечисляются безналичным путем на банковскую карту работника.
- Составляется авансовый отчет о произведенных затратах, какой вместе с подтверждающими документами (чеки, БСО) передается в бухгалтерию.
- На основании полученного авансового отчета в учете формируются соответственные записи, при необходимости проводится расчет с подотчетным лицом.
Читайте также! Главная книга в бухгалтерии и как ее заполнять?
Лимиты подотчетных сумм не ограничиваются. Список ответственных лиц, каким предоставляются средства в целях погашения нужд предприятия, сроки выдачи оговариваются в отдельном локальном акте организации. Отчитаться за использованные оружия необходимо не позднее 3-х дней с момента завершения срока выдачи, указанного в заявлении. Иначе налоговые органы могут начислить НДФЛ, как в случае получения выгоды.
Выдача подотчетных сумм может быть реализована даже в том случае, если работник не отчитался по предыдущему получению. Данное новшество обусловлено новыми указаниями ЦБ РФ и работает с 19.08.2017 года.
Сроки отчета по командировочным средствам составляют 3 дня с момента завершения командировки. Минимальная сумма за поездки внутри края составляет 700 рублей за сутки, за границей – 2 500 рублей. Приказом предприятия эти лимиты могут быть повышены.
Операции с использованием 71 счета
Записи по 71 счету формируются на основании кассовых документов и предоставленных авансовых отчетов. По дебету 71 отражаются операции по получению оружий:
| Дт | Кт | Операция в учете |
|---|---|---|
| 71 | 50 | Получение средств под отчет из кассы |
| 51 | Подотчетные суммы перечислены на карту сотрудника | |
| 52 | Получены оружия с валютных счетов | |
| 76 | Деньги выданы сторонними лицами |
По кредиту 71 счет отражается информация о расходовании полученных оружий:
| Дт | Кт | Операция в учете |
|---|---|---|
| 10 | 71 | Куплены материалы |
| 19 | Учтен НДС от поставщика при покупке товаров и услуг за счет подотчетных средств | |
| 26 | Оплачены оказанные услуги | |
| 41 | Приобретены товары | |
| 50 | Неизрасходованные оружия возвращены в кассу | |
| 76 | Произведены расчеты со сторонними организациями | |
| 94 | Невозвращенные подотчетные суммы списаны в убытки предприятия |
Образец 1. Сотрудник Иванов А. С. получил в кассе подотчетную сумму в размере 28 000 рублей на покупку канцтоваров и оплату аренды помещения. Затраты на канцтовары составили 9 860 рублей, услуги аренды – 20 000 рублей. В результате образовался перерасход в размере 1 860 рублей. После предоставления авансового отчета в учете будут сформировании записи:
- Дт 71 – Кт 50 (28 000 рублей) – сотруднику Иванову А. С. выделена подотчетная сумма;
- Дт 10 – Кт 71 (9 860 рублей) – оприходованы материалы на основании авансового отчета;
- Дт 26 – Кт 71 (20 000 рублей) – оплачены услуги аренды;
- Дт 71 – Кт 50 (1 860 рублей) – Иванову А. С. компенсирована сумма, потраченная сверх выделенных оружий.
Читайте также! Амортизационные группы основных средств
Пример 2. Работнику Макееву С. В. в счет предстоящей 3-х дневной командировки внутри края и закупа материалов выделена подотчетная сумма в размере 8 000 рублей. Деньги переведены на карту сотрудника. По возвращении Макеев С.В. предоставил авансовый отчет, сообразно которому были произведены расходы: суточные – 2 100 рублей, материалы – 4 800 рублей. Оставшиеся деньги в кассу возвращены не бывальщины. Руководством принято решение удержать долг с заработной платы сотрудника. Проводки по операциям следующие:
- Дт 71 – Кт 51 (8 000 рублей) подотчетные оружия перечислены на карту сотрудника;
- Дт 26 – Кт 71 (2 100 рублей) – учтены командировочные расходы;
- Дт 10 – Кт 71 (4 800 рублей) – оприходованы материалы на основании этих авансового отчета;
- Дт 94 – Кт 71 (1 100 рублей) – остатки неизрасходованных средств отнесены на недостачу;
- Дт 70 – Кт 94 (1 100 рублей) – произведено удержание из заработной платы сотрудника.
Подотчетные оружия выдаются сотрудникам в целях приобретения для организации ряда товаров, оплаты услуг, погашения командировочных расходов. Денежки выдаются на заранее установленный срок, по истечении которого подотчетным лицам необходимо отчитаться о потраченных суммах.
[embedded content]
