Бухгалтерские документы необходимо хранить на протяжении длительного времени, а уничтожать разрешается только в соответствии со строгой процедурой. Сегодня разберемся со сроком хранения бухгалтерских документов в организации и составим таблицу сроков, живую для 2019 года.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Основная причина заключается в том, что документы могут понадобиться (и потребуются) организации после того, как они выполнили своё непосредственное предназначение. Например, накладная на поставку какого-то сырья. Предприятие зачислило это сырьё по накладной, оприходовало и уже пустило в производство. Однако после этого ему ещё составлять бухгалтерскую отчётность за год, где первичка послужит основанием, подтверждающим достоверность этих в отчётности.
Если организация подлежит обязательному аудиту, то при нём будет проверяться не только годовая отчётность, но и все первичные документы. Их также будут запрашивать при любых иных проверках, плановых и внеплановых. Не говоря уж о том, что эти документы могут понадобиться самой организации при возникновении спорных ситуаций с поставщиками, недостачах и т.д.
Законы, регламентирующие хранение
Сроки хранения бухгалтерских документов диктуют два основных закона:
- ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте»;
- Перечень, утверждённый Распоряжением Минкультуры №558.
Часто в них прописаны разные сроки хранения для одного и того же типа документа. Это вызывает недоумение у сотрудников – какое же предписание тогда блюсти?
Все очень просто – соблюдайте больший срок. Например, ФЗ-402 устанавливает, что всю первичную бухгалтерскую документацию надо хранить минимум 5 лет, а распоряжение может устанавливать меньшие сроки для отдельных документов. Тогда все равно храним 5 лет, чтобы не противоречить федеральному закону «О бухгалтерском учёте». И навыворот, если в перечне значится более продолжительный срок, тогда храним документ столько, сколько предписывает перечень.
К слову, хранить документы можно и в электронном облике – в специальных электронных архивах, облачных системах хранения, системах типа «клиент-банк» и др. Главное, чтобы, когда у вас спросят этот документ, вы сумели предоставить его в сохранном и читаемом виде.
Что касается бумажного вида, то тут можно пойти двумя линиями:
- Хранить в своих зданиях, выделив помещение под архив.
- Заключить договор со специальной архивной организацией и передавать документы на хранение туда.
Законом это разрешено, и компании не будет грозить наказание, если она передаст документы на хранение другой фирме, которая на этом специализируется.
Сроки хранения различных документов
Ниже повергнута таблица с перечнем типовых архивных документов с указанием сроков хранения на 2019 год. Важно понимать один момент – срок отсчитывается не с даты составления/подписания документа, а с даты его заключительного использования. Например, накладная была составлена в августе и, казалось бы, больше не применялась. Однако факт поставки учитывался при составлении бухгалтерской отчётности, и формально там задействована эта накладная. Потому срок её хранения начнёт отсчитываться с 1 января года, следующего за отчётным.
Кроме того, указанные ниже сроки могут продлеваться, если они не минули полагающейся проверки. Возьмём, к примеру, авансовые отчёты. После пяти лет их, по идее, можно уничтожить. Но если за пятилетний срок их не проверила налоговая, то их предписывается хранить и дальней.
| Наименование документа | Срок хранения согласно перечню, утверждённому приказу №558 |
|---|---|
| Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности | В течение 5 лет после завершения срока, на который заключён договор |
| Договоры и дополнительные соглашения к ним | В течение 5 лет после окончания срока действия, если другое не указано в других статьях перечня |
| Доверенности на получение денег и ТМЦ | Не менее 5 лет |
| Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, физической помощи и иных выплат | Не менее 5 лет. Если нет лицевых счетов – не менее 75 лет |
| Реестр сведений о доходах физлиц | Не немного 75 лет |
| Трудовые договоры и личные карточки работников | В течение 75 лет |
| Табели, журналы учёта рабочего поре | Не менее 5 лет. Если речь идёт о опасных, тяжёлых, вредных условиях труда – не менее 75 лет |
| Годовая бухгалтерская отчётность | Всегда, т.е. на протяжении всего существования организации |
| Учётная политика, план счётов, формы первичных документов | Не менее 5 лет |
| Основная книга, оборотные ведомости, карточки счётов | Не менее 5 лет |
| Карточки учёта основных средств | Не менее 5 лет после ликвидации объекта |
| Декларации по НДС, транспорту, земле, барыши | Не менее 5 лет |
| Отчётность в ФСС годовая | Постоянно |
| Отчётность в ФСС квартальная | В течение 5 лет |
| Отчётность в ПФР | Не менее 5 лет. Если нет лицевых счётов и ведомостей начисления заработной платы, то не немного 75 лет |
| Индивидуальные сведения в ПФР на работников | Не менее 75 лет |
| Отчётность в статистику: — годовая; -полугодовая и квартальная; — единовременная; — месячная | — всегда — 5 лет или постоянно, если нет годовых; — постоянно, если нет годовых; — год, либо постоянно, если нет другой отчётности. |
| Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах | Не немного 5 лет |
В конце статьи также приложен полный детальный перечень сроков хранения с учётом всех нюансов. Если вы колеблетесь, сколько хранить тот или иной документ, или подозреваете, что есть условия, продлевающие его хранение, лучше сверьтесь с документом ниже.
Чтобы не запутаться с таким пространным перечнем, можно вести номенклатуру дел – это специальный документ, который фиксирует все дела, заводимые в организации, собирает их в однотипные группы, а также устанавливает сроки хранения. Скачать бланк номенклатуры и образчик её заполнения можно в конце статьи.
Нужно отметить, что ведение подобного документа не является обязательным – лишь бы организация блюла те сроки хранения, которые установлены по закону. В остальном же номенклатура нужна только большим предприятиям со сложной и разветвлённой структурой документооборота. Небольшие организации обходятся и без неё.
Как уничтожать документы
Уничтожение документов, само собой, тоже надлежит документироваться и состоит из нескольких этапов:
- Экспертная оценка документов организации и выделение тех, которые уже не подлежат хранению.
- Составление типового акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
- Прямое уничтожение или передача на повторную переработку.
Экспертную оценку проводит комиссия, постоянно действующая в организации. В её состав могут входить представители различных структурных подразделений – главное, чтобы они могли адекватно определить ценность документа и знали, сколько он должен храниться по закону. Если в штате компании предусмотрены места архивистов, эта работа ложится на их плечи.
После проведения оценки комиссия составляет акт. Данный документ не имеет сурово установленной законом формы, отсюда и некоторые разночтения. Где-то его называют «акт о выделении документов к уничтожению», где-то – «акт об уничтожении документов». Образчик можно скачать в конце статьи, но это лишь примерный вариант, который можно изменять.
Разница вот в чём. Если компания сама занимается уничтожением своих архивных документов, то уместнее будет после перечня документов, подлежащих уничтожению, добавить надпись образа «Документы уничтожены путём пропуска через шредер» и назвать документ «Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению».
А если компания сама этим не занимается, то вернее будет назвать «Акт о выделении документов, не подлежащих хранению», а в конце писать что-то наподобие «Документы сданы на переработку по такой-то накладной». Но формально это одинешенек и тот же документ, поэтому не надо составлять и тот, и другой – выберите, который подходит вашей организации и принципам работы с документами. В крышке статьи приложены бланки и образцы для обоих вариантов.
Ответственность за нарушение правил хранения
Наказание за несоблюдение упомянутых рослее правил устанавливается статьями нескольких законов и кодексов. Первое – это 120 статья Налогового кодекса РФ, которая устанавливает понятие топорного нарушения правил учёта расходов и доходов объектов налогообложения, а именно:
«Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для мишеней настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета (…)»
Если такое случится однократно, взыщут 10 000 рублей. Если нарушение повторялось в течение нескольких налоговых этапов, штраф вырастет до 30 тыс. рублей. Если в результате нарушения была занижена база для исчисления страховых взносов и/или налогов, то штраф будет взыскиваться в размере 20% от суммы недоплаченного налога, но не немного 40 тыс. руб.
Ответственные лица отвечают по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях. При первичном нарушении полагается штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а при вторичном– штраф 10-20 тыс. рублей и дисквалификация на 1-2 года.
Также предусмотрена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение или сокрытие документов, подлежащих хранению. То есть если будет доказано, что компания нарочно истребила документы, руководствуясь корыстной заинтересованностью. Ответственность может быть следующей:
- штраф 200 тысяч рублей;
- штраф до 18 заработных плат осуждённого;
- до 480 часов непременных работ;
- до 2 лет исправительных работ;
- до 1 года принудительных работ;
- арест на срок до 4 месяцев;
- лишение свободы на срок до года.
[embedded content]
Необыкновенные случаи освобождения от ответственности
Иногда организация не виновна в том, что документы оказались утрачены или повреждены. Однако это нужно ещё доказать. Рассмотрим несколько типовых случаев:
- Пожар. В таком случае необходимо, чтобы пожарный инспектор провёл расследование и подтвердил, что не было поджога или нарушений правил пожарной безопасности. Едва-едва ли удастся избежать штрафа, если выяснится, что в здании проводка давно требовала замены и не было пожарной сигнализации.
- Потоп, потоп, другие стихийные бедствия. Нужно взять справку от МЧС или Гидрометеоцентра, подтверждающую, что в регионе действительно были экстремальные погодные обстоятельства. И никто не отменял вопроса о том, сделала ли организация все возможное для предотвращения такого ЧП. То есть если здание, отведённое под архив, было в ветхом состоянии, то ему могло нанести урон даже несерьёзное погодное ненастье. В таком случае организацию с рослой вероятностью оштрафуют.
- Кража третьими лицами. Здесь тоже обстоятельства решают все. Если организация заявляет о факте кражи лишь тогда, когда к ней нагрянула проверка и обнаружилась нехватка документов, то это выглядит как минимум подозрительно. А вот если компания при проведении проверки может заблаговременно предоставить документы, подтверждающие, что энное время назад был обнаружен факт кражи и проведено соответствующее расследование, то наверняка к ней не будут применять кара.
Бланки документов
Типовые образцы документов:
Читайте также! Недостача при инвентаризации — что делать?
