Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

0
825

Распоряжения по личному составу – документы, которые необходимы для деятельности любого предприятия. Благодаря таким распоряжениям начисляется заработок, оформляются отпуска, изменения в трудовом графике и т.д. При этом все распоряжения нужно регистрировать в специальном журнале, об оформлении которого мы ныне более подробно и поговорим.

Какие виды приказов могут быть?

Есть несколько вариантов приказов по личным кадрам, которые могут храниться в организации. К ним причисляют следующие:

  • Документы о приеме на работу (и по основному месту, и по совместительству, вахтовые методы и т.д.)
  • О перемещении работников компании. Так, перевод в другой отдел или повышение должности сотрудников, любые изменения, связанные с оплатой труда.
  • О премировании работников за исполнение долгов, по праздникам, за показатели в работе и т.д.
  • О расторжении договора (по желанию работодателя, по жажде сотрудника, иным основаниям).
  • О направлении сотрудников в командировку.
  • О предоставлении отпуска, в том числе по уходу за дитятей.

Приказ о приеме на работу

Кроме того, в отдельную группу выделяют распоряжения, имеющие 5-ти летний срок хранения в организации: об отпусках, краткосрочных командировках, о взысканиях и т.д.

В итоге этого в компании накапливается большой объем информации, какой пользуются постоянно. Этими документами пользуются при проверках, аудите, для предоставления справок работникам. А чтобы оптимизировать труд с документами, в компании нужно создать и вести журнал регистрации распоряжений по личному составу.

Зачем нужно заводить журнал – рассмотрим все варианты

Если в компании заводят документ, это сообщает о признании его законности и производственной силы. Регистрацию документов изготавливают путем присвоения приказу уникального номера, который будет предназначаться идентификатором. С помощью журнала можно упорядочить ведение документов, защитить деятельность организации от поделки документации, издания документов задним числом и т.д.

Перед заполнением журнал необходимо прошнуровать и пронумеровать все странички. Шнуровку закрепляют специальным бланком, где необходимо прописать количество страниц (цифрами и буквами), поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение документа. Также на бланке устанавливают печать компании.

Причем, прежде чем регистрировать в журнале какой-либо распоряжение, нужно убедиться, что документ составлен по всем правилам. В нем непременно должны быть такие пункты, как:

  • Ссылка на документ, какой является основанием для оформления приказа. Например, ссылки на НПА, трудовой соглашение и т.д.
  • Наличие в документе даты, его номера, заголовка.
  • Правильно оформленный текст распоряжения без ошибок.
  • Наличие печати и подписи ответственного лица.

Когда составляют журнал и отправляют его в производство?

Поскольку любые распоряжения в деятельности компании оформляются с первого рабочего дня, их нужно разом же верно регистрировать, чтобы не возникало путаниц и проблем с испытывающими органами. На сегодняшний день государство не утвердило единой унифицированной конфигурации ведения такого документа, потому рациональнее всего издать нормативный акт компании, наименовав его, например, «Положении о делопроизводстве компании».

И если требования по ведению распоряжений о личном составе мф перечислили выше, то правила ведения журнала разрабатываются специалистами компании, но чтобы не расходовать время, можно приобрести готовый журнал регистрации распоряжений по личному составу, при этом они могут быть нескольких вариантов:

  • Разом пронумерованные.
  • Прошнурованные.
  • Журналы с пломбировкой.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Если речь идет о начинающих кадровиках, то подобный вариант считается самым приемлемым, поскольку единственное что необходимо – заполнить лицевую сторону документа и можно приступать к труду. Главное правило – оформить журнал в начале деятельности компании.

Поскольку этот документ является основным из архивных документов, то в организации непременно должен быть сотрудник, являющийся ответственным за его ведение и хранение.

Лучше назначить его отдельным распоряжением, расписав в документе все обязанности – чаще всего такое выходит в случае работы маленькой организации. На крупных компаниях все долги обычно возлагаются от специалиста отдела кадров – нужно попросту прописать все нюансы в его должностной инструкции.

Если кадровик удалятся в отпуск, нужно оформить приказ о временном замещении иного специалиста.

Правила оформления журнала – несколько советов

Как мы уже произнесли, на данный момент не существует единого шаблона ведения этого документа, но ответственным за это лицам все же стоит придерживаться правил заполнения журналов по регистрации документов.

На титульном листе должны быть прописаны реквизиты фирмы, дата основы ведения журнала, его номер, сведения на работника, который занимается оформлением документы, его срок хранения. Также стоит побеспокоиться об оформлении литер, присвоенных журналу:

  • ЛС – хранящиеся в течение 75 лет документы.
  • К – документы, какие хранятся 5 лет в архиве компании.

Сам журнал нужно оформить вытекающими графами:

  1. Порядковый номе – у каждой записи должен быть собственный уникальный номер.
  2. Дата издания приказа, его номер.
  3. Вид распоряжения, краткое содержание.
  4. ФИО работника, на которого издан приказ.
  5. Основание (так, положение, ссылка на трудовой договор и т.д.).

На каждой странице также желательно проставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. Выдирать листы или изымать их нельзя – в случае появления ошибки необходимо внести новую информацию в следующей строке и прописать основание.

Нюансы хранения – о чем стоит помнить?

Одинешенек из самых важных вопросов, которые волнуют кадровиков и ответственных лиц – как хранить журнал регистрации распоряжений по личному составу. Сроки определены законами РФ. Так, до 2016 года он составляет 75 лет, после этого сроки бывальщины сокращены – 50 лет хранения это максимум. И если речь идет о распоряжениях для «временного хранения», то есть не более пяти лет, то к ним обыкновенно относят те, что касаются отпуска, командировок и т.д.

Ведение журнала в электронном формате

Ведение журнала в электронном формате

Также стоит помнить, что любые распоряжения на сотрудника должны группироваться по признакам. Например, нельзя хранить совместно документы с разным сроком хранения. А в случае объединения всех документов в одно дело их необходимо нумеровать в хронологическом порядке.

Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасностиВ нашей статье мы разберем проблемы заполнения журнала регистрации инструкажей по пожарной безопасности.

Тут вы сможете изучить образец заполнения заявлени на омтну судебного распоряжения.

Для чего нужна выписка из приказа, где ее взять и как сделать? Декламируйте тут.

Правила ведения электронной формы журнала

Если компания крупная, где ведется большенный документооборот, рациональнее оформить журнал дополнительно и в электронном облике – это сэкономит массу времени и позволит защитить его от утери. Кроме того, в таком облике намного быстрее искать нужную информацию по приказам, по отдельным работникам, если необходимо найти данные по отпуску, выходным дням, премиям и т.д.

Ведь находить информацию, давность какой составляет несколько лет, очень сложно, ели речь идет о бумажном варианте. А вот если вы используете программу 1С, то в ней все выданные распоряжения формируются автоматически.

Многие создают журнал в Excel, используя его для внутреннего пользования. А вот если в компании с самого основы было решено вести документ только в электронной конфигурации, то его нужно обязательно распечатать, все листы пронумеровать и прошить.

Заточение

Журнал регистрации приказов по личному составу – необходимый документ, какой не только легитимирует и источники, но и позволяет повысить эффективность ведения документов на предприятии. При этом он непременно должен вестись ответственным за это сотрудником компании.