Что такое онлайн касса и как она работает – объяснение для чайников

Если ваша предпринимательская деятельность связанна с торговлей, то вам почти наверняка необходим кассовый аппарат. Используется он, как правило, для выдачи чеков и хранения информации. До 2017 года большинству предпринимателей можно было стать простой контрольно-кассовой техникой (ККТ), не подключенной к интернету. В настоящее же время законодательство Российской Федерации обязывает практически любого использовать онлайн кассы.

Подобные нововведения породили множество вопросов среди людей, занимающихся коммерцией или предоставлением услуг на платной основе. Что такое онлайн-кассы, как ими употреблять и чем они отличаются от обычных кассовых аппаратов? Это, пожалуй, первое, что хочет знать предприниматель, переходя на новую контрольно-кассовую технику.

Что такое онлайн касса и фискальный накопитель

Онлайн касса – это кассовый аппарат, снабженный фискальным накопителем и сетевой картой. Вот, собственно, и все отличия от обыкновенной контрольно-кассовой техники. Однако для полного понимания сути нововведения необходимо разобраться в том, что такое фискальный накопитель и зачем потребовалось снабжать им все кассовые аппараты.

Фискальный накопитель – это оборудование, основной функцией которого является шифрование и сохранение этих о проведенных на кассовом аппарате операциях, а также последующая их передача посредством интернет соединения на облачное хранилище ОФД. Тем самым фискальный накопитель обеспечивает защиту от вмешательства извне и, соответственно, облегчает труд Федеральной налоговой службе.

В общем-то, ничего сложного, все тот же ККТ, но только с возможностью передачи зашифрованных данных в ФСН. Для продавца-кассира и обыкновенных покупателей разница вообще не будет заметна.

Принцип работы

Чтобы понять принцип работы онлайн кассы и то, как ей употреблять, для начала необходимо знать, какими комплектующими она обладает.

Оборудование, входящее в состав онлайн кассы:

1. Устройство для прессы чеков.
2. Фискальный накопитель.
3. Сетевая карта.
4. Устройство для считывания штрих-кодов (вариативно).

О том, что такое фискальный накопитель, было упомянуто рослее. Сетевая же карта нужна для соединения ККМ с интернетом. Стоит отметить, что варианты подключения онлайн-кассы к интернету довольно-таки повседневны и знакомы практически каждому современному человеку:

• 2G, 3G, 4G – то есть обычный мобильный интернет;
• Wi-Fi;
• Ethernet — соединение.

При отсутствии соединения с интернетом онлайн касса не блокируется разом. Все данные о проведенных финансовых операциях хранятся в течение 30 дней. В том же случае, если по истечении этого поре соединения так и не появилось, то ККТ будет заблокирована.

Как работает ККМ – простое объяснение для чайников:

1. Оператор контрольно-кассовой техники вводит с поддержкой клавиатуры сумму за оказанные услуги и распечатывает для клиента чек.
2. Зашифрованная информация о соответствующей финансовой операции передается в облачное хранилище оператору фискальных этих.
3. ОФД проверяет полученные данные и подтверждает факт их получения.
4. Проверенную информацию ОФД передает в Федеральную налоговую службу.

Благодаря автоматизации, процесс передачи информации занимает нахоженные секунды.

Преимущества

Обязательное введение онлайн касс вызвало немалое недовольство со стороны предпринимателей. И их позиция, в общем-то, четка. Во-первых, это траты на новое оборудование. Во-вторых, многие полагали, что придется переобучать своих сотрудников. В-третьих, из-за отсутствия информации не было четко, как подобные нововведения повлияют на общие показатели бизнеса.

Однако более детально ознакомившись с принципами работы новоиспеченного оборудования, большая часть предпринимателей все же пришла к выводу, что онлайн-касса – это скорее хорошо, чем плохо:

1. Ожидаемые затраты на оборудование очутились куда ниже, чем предполагали бизнесмены. Замена фискального накопителя, основного комплектующего онлайн ККТ, может производиться продавцом. То есть для этих мишеней не нужно нанимать дополнительных сотрудников.
2. Регистрация онлайн кассы происходит довольно быстро и без лишней бумажной проволочки. Необходимо всего-навсего создать заявку на сайте Федеральной налоговой службы и пройти несколько простых шагов.
3. Благодаря зашифрованной передаче этих в ФСН о совершенных финансовых операциях, отпала надобность налоговых проверок. Благодаря этому отчасти снизилась возможность коррупционного вмешательства в бизнес со сторонки недобросовестных сотрудников налоговой службы.
4. Прием смешанной оплаты – наличные плюс безналичные.
5. Автоматизирование продаж весовых товаров, если онлайн касса подключена к весам.
6. Самодействующий расчет скидок или сдачи.
7. Быстрое создание товарных чеков с использованием для этих целей сканера штрих-кодов или специализированного розыска по начальным буквам наименования товара.

Требования, предъявляемые к онлайн кассам

Для того чтобы онлайн касса была допущена к эксплуатации, она должна отвечать государственным стандартам. Для этих целей ФНС ведет специальный реестр онлайн ККТ, который выложен в общий доступ на официальном сайте налоговой службы.

Там же можно отыскать и требования, которым должна соответствовать новая контрольно-кассовая техника:

• ККТ должны обладать корпусом, фискальным накопителем, контрольной лентой и конструкцией, предназначенным для распечатывания кассовых чеков;
• регистрировать информацию без угрозы вмешательства извне и хранить ее на энергонезависимом фискальном накопителе;
• фиксировать информацию одновременно в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте;
• обладать возможностью ввода информации в фискальную память при регистрации и перерегистрации в ФСН;
• обладать возможностью вывода информации из фискальной памяти и контрольной ленты в соответствии с нормами функционирования;
• фиксировать на кассовых чеках и контрольной ленте признаки работы в фискальном режиме для подтверждения некорректируемой передачи данных о совершенных финансовых операциях в ФСН;
• обладать встроенными часами, отображающими реальное пора;
• иметь техническую поддержку со стороны производителей, поставщиков или специально предназначенного для этих целей центра технического сервисы;
• иметь паспорт, эксплуатационную документацию и идентификационный знак;
• обладать пломбами-марками и знаком «Сервисное обслуживание»;
• соответствовать своему образчику, внесенному в Государственный реестр.

Отличия от старых ККМ

Одним из главных отличий онлайн-кассы от офлайн является возможность подключения к сети интернет, хранение и передача этих из фискального накопителя в ФСН. Однако существуют и другие не менее важные особенности, которые наделяют новые ККМ рядом преимуществ по сравнению с контрольно-кассовой техникой престарелых образцов.

Благодаря своим преимуществам, онлайн кассы не только отправляют данные о финансовых операциях в режиме реального поре, но и предоставляют покупателям больший объем информации на чеках.

Установка и использование онлайн касс

Дабы избежать проблем с налоговой службой, перед покупкой онлайн кассы уверитесь в том, что она занесена в реестр контрольно-кассовой техники. Далее необходимо будет заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать кассу на сайте Федеральной налоговой службы или избранного вами ОФД. После этого останется только настроить ККМ и подключить ее к интернету.

Работа продавца за такой кассой выходит следующим образом:

1. Подсчет стоимости товара и получение денег от покупателя.
2. Занесение полученной суммы в кассу.
3. Распечатка чека и выдача его покупателю.
4. Формирование электронного чека по мольбе покупателя.

Помимо всего прочего, в обязанности продавца входит открытие и закрытие смены. При этом работник должен распечатывать соответственные отчеты, в которых фиксируется ФИО работника и дата создания отчета. Отчеты о произведенных финансовых операциях и открытых/затворённых сменах поступают в облачное хранилище оператора фискальных данных, а уже после этого в ФСН. Стоит отметить, что ОФД зачастую передают информацию не разом. Обычно это происходит раз в стуки.

В том случае, если покупатель захочет получить электронный чек, продавцу необходимо запросить у него номер телефона и адрес электронной почты. После этого завести полученные данные в онлайн-кассу и сформировать электронный чек. Покупатель же получает только ссылку на него. Чтобы получить эти с электронного чека, нужно просканировать содержащийся в нем QR код. Для этого на смартфон необходимо установить специальное приложение.

Обязанности кассиров

Поскольку вся предпринимательская деятельность сурово контролируется ФСН в реальном времени, необходимо минимизировать риски, связанные с некомпетенцией кассовых работников, и доходчиво разъяснить им их долги:

1. Правильное открытие и закрытие смены.
2. Точный расчет за оказанные услуги.
3. Скрупулезная работа с финансами.
4. Максимально учтивое общение с клиентами и быстрое урегулирование спорных ситуаций.
5. Контролирование рабочего места.
6. Учет выручки и ее своевременная сдача.

В случае возникновения недостачи, отвечать за нее должен необыкновенно продавец. За иные ошибки или невыполнение обязательств работодатель может обложить виновного сотрудника штрафами.

Ошибочные чеки

Если по каким-то винам был создан ошибочный чек, не важно, электронный он или обычный, то отозвать его уже нельзя. Представляется возможным лишь сформировать операцию возврата, информация о какой, к слову, также будет передана в ОФД и ФСН.

Подобные ситуации могут возникать по разным причинам, вот некоторые из них:

• перебои в труду онлайн кассы;
• ошибка кассира, в результате которой может возникнуть недостача;
• при оплате услуг были заведены некорректные данные, которые повлекли за собой переплату за товар или услугу.

Обнаружив чек, содержащий ошибку, продавец-кассир должен написать должностную записку с указанием даты и времени обнаружения ошибочного чека или, если известно, даты и времени совершения промахи. После этого создается коррекционный чек, который необходимо направить в ОФД и уведомить об этом налоговую службу.

Если промах была обнаружена уже после ухода покупателя, для правильного учета образовавшегося излишка необходимо выполнить следующие поступки:

1. Пробить коррекционный чек.
2. Сохранить его в специально предназначенной для этих целей папке.
3. Написать объяснительную записку, в которой детально разъяснить то, как была допущенная неточность в ошибочной финансовой операции.

Бюджетные виды онлайн касс

Для владельцев небольшого бизнеса полезно будет знать, какую онлайн ККМ выбрать, чтобы ее покупка сильно не ударила по карману.

[embedded content]

Фискальный регистратор

Воображает собой контрольно-кассовую машину, состоящую из фискального регистратора и телефона. Максимально бюджетная сборка. Вдобавок ко всему прочему, фискальный регистратор исполняет роль конструкции, печатающего чеки, а телефон может быть заменен планшетом или ПК. Здесь уже на ваш выбор.

На телефон, выполняющий роль правящего устройства, можно установить товароучетную систему, что позволит в автоматическом режиме производить закупку, инвентаризацию и вести контроль товаров.

Автономная касса

В том случае, если ваша предпринимательская деятельность охватывает немало чем 100 клиентов в день и вы попадаете под условия ФЗ № 54, то есть должны перейти на онлайн кассы, можно воспользоваться еще одним бюджетным вариантом – автономной кассой. Такие ККТ пять подойдут для маленьких магазинов, не занимающихся продажей алкоголя и не имеющих службы доставки.

Однако у автономных касс есть и свои минусы:

• нет возможности всеобщей автоматизации торговли;
• используется исключительно для печати чеков, то есть в ней напрочь отсутствует какой-либо софт, предоставляющий статистику;
• чтобы завести наименование товара, нужно подключить автономную кассу к компьютеру;
• нельзя соединить ККМ с весами;
• нет способов управления акциями и скидками;
• низенькая скорость работы;
• отсутствует поиск товара по названию.

Данные ККМ сейчас отходят на второй план, а на их место приходят немало умные устройства, которые, к слову, не сильно превосходят автономные кассы в цене.

Смарт-терминал

Именуется в народе неглупой кассой. Отлично подойдет тем предпринимателям, которые хотят всеми способами развить свою компанию. Смарт-терминал воображает собой собранные воедино устройство управления и принтер для распечатывания чеков. Вдобавок к этому, некоторые смарт-терминалы обеспечены сканером штрих кодов, механизмом для приема банковских карт и дополнительным экраном, на котором покупатели смогут увидать всю интересующую их информацию. Добавьте к этому возможность автономной работы, и вы получите идеальный вариант для малого и среднего бизнеса.

Функции, поддерживаемые смарт-терминалами:

• возможность удаленного управление ККМ;
• выставление независимой цены для товаров;
• организация акций, скидок, бонусов и создание подарочных сертификатов;
• добавление популярных товаров в «избранное»;
• синхронизация с весами и торговля товара по весу;
• использование в качестве оплаты банковских карт и наличных;
• интернет-продажи;
• расширенная статистика финансовой деятельности компании;
• создание отсроченных чеков;
• интеграция с 1С.

Еще одним весомым плюсом использования смарт-терминалов является возможность пакетной регистрации товаров в базе этих, например, с помощью Excel файла. Более того, товар можно заносить путем сканирования его штрих кода, при этом самодействующи создается соответствующая товару карточка, в которой необходимо указать цену и другие параметры.

Программное обеспечение ККМ

В том случае, если вы не сведущи в программном обеспечении или не можете нанять соответствующего специалиста, то выбирать необходимо те онлайн кассы, на каких уже установлено ПО. Это позволит избежать лишних проблем с несовместимостью оборудования и софта, на него устанавливаемого.

[embedded content]

Дальше, по мере того как вы будете разбираться в интерфейсе, можно настроить ККТ, что называется «под себя», и приступить к сбору статистики. В любом случае, освоить ОС кассы вам необходимо. Иное дело, что сделать это можно уже в процессе работы и не терять время на внедрение нового оборудования.

Ко всему прочему, неплохое программное обеспечение позволит не только вести дела на должном уровне, но и поможет увеличить вашу прибыль за счет добавочных функций. Например, ПО «LiteBox» автоматически составляет списки самых невостребованных и востребованных товаров. В результате вы наглядно увидите, какую продукцию стоит закупать, а какую нет.

Выбор оператора фискальных этих

ОФД являются посредниками между предпринимателями и ФСН в ходе обмена данными о совершенных финансовых операциях. Поэтому к их выбору стоит смотреть с особой ответственностью, несмотря на то, что для выполнения таких функций необходимо пройти аттестацию в Федеральной службе безопасности.

Значительно! Любой оператор фискальных данных может прекратить свою деятельность, однако перед этим он обязан уведомить своих клиентов. Предприниматели же обязаны отыскать себе нового ОФД в течение 20 дней. Накопленная за это время информация переносится на облачное хранилище нового поставщика услуг.

Живой список ОФД можно посмотреть на сайте налоговой службы. На данное время он выглядит так:

В обязанности оператора фискальных этих входит непрерывное выполнение следующих услуг:

• получение от контрольно-кассовой машины информации о совершаемых финансовых операциях (открытие и закрытие смены, чеки, БСО и т.д.);
• проверка фискального приметы поступивших документов;
• передача в ФНС всех поступивших от ККМ документов;
• защита поступающих данных;
• хранение информации в течение 5 лет с момента поступления;
• возможность проверки подлинности чеков со сторонки покупателей;
• e-mail рассылка электронных чеков.

При выборе ОФД, во-первых, следует обратить внимание на то, включен ли он в реестр Федеральной налоговой службы. В прочем необходимо руководствоваться личными соображениями. Стоимость услуг у всех операторов фискальных данных примерно одинаковая. Разниться в основном интерфейс, какой предоставляется пользователям для контроля финансовых операций. Соответственно, чем объемнее данные для статистики, тем лучше.

Обратите внимание на то, как трудится служба поддержки ОФД. Задайте вопрос и посмотрите, как отреагируют специалисты. Если вас все устраивает, возможно, следует обратить внимание собственно на эту организацию. Ко всему прочему, многие из вышеперечисленных ОФД предоставляют дополнительные услуги, которые могут как нельзя кстати прийтись именно для вашего бизнеса. Это также необходимо учитывать при выборе ОФД.

Последствия отказа перехода на онлайн кассы

В том случае, если нарушение зафиксировано в первоначальный раз, то размер штрафа составляет:

• ИП – 50% выручки, но не меньше 10 тыс. рублей;
• ООО – 75-100% выручки, но не менее 30 тыс. рублей.

Вторичное наказание зависит от выручки. Если она меньше 1 млн. рублей, то снова штраф, если более, то лишение прав заниматься предпринимательской деятельностью на 90 дней.

[embedded content]