Управленческий учёт – это система сбора и обработки информации о труду организации, помогающая руководству принимать тактические и стратегические решения. Законодательство не регламентирует порядок и нормы этого учёта, потому решение о его внедрении на каждом предприятии принимается индивидуально с поправкой на специфику деятельности компании.
Управленческий учёт (УУ) в первую очередность необходим крупным компаниям с обширной филиальной сетью или дивизиональной структурой, так как эффективно руководить множеством подразделений, опираясь лишь на сухие эти финансовой отчётности, в современном мире невозможно.
Также он приносит пользу средним предприятиям (особенно тем из них, которые взяты производством), а вот для малого бизнеса данная система уже не так эффективна, поскольку расходы на её построение обычно превышают потенциальные выгоды, желая из любого правила бывают исключения.
Краткая предыстория появления
Внедрение и ведение УУ в современном мире – это не прихоть раздельно взятых руководителей, а объективная необходимость. Считается, что первые предпосылки выделения управленческого учёта в отдельную дисциплину (или лучше произнести плоскость) возникли в начале 19 века, когда стали появляться крупные мануфактуры с серийным производством.
С иной стороны, если смотреть на вещи объективно, то отцом-основателем УУ можно считать Адама Смита, поскольку это именно он сделался первым экономистом, который уделял пристальное внимание производственному процессу и порядку организации труда.
В первой половине 20 столетия значительный прорыв в развитии УУ сделали американцы, учредившие Национальную Ассоциацию Бухгалтеров-производственников. Данное событие произошло в 1919 году и сделалось сильным катализатором для развития калькуляционной бухгалтерии.
Вообще, именно с калькуляции себестоимости и стал развиваться современный УУ. Это уже после другой мировой войны он начал ассоциироваться с прогнозированием и контролем. Даже сегодня расчёт стоимости единицы продукции по-прежнему остаётся основной отправной точкой, с которой начинает формироваться вся система управления предприятием.
Функции
Экономисты выделяют пять основных функций управленческого учёта. Первая из них – это планирование, т.е. формулировка мишени организации, определение тактических задач, выявление конкурентных преимуществ, разработка базовой стратегии и альтернативных сценариев на случай, если изменятся обстоятельства внешней среды.
Планы традиционно делятся на:
- долгосрочные – это основные цели на перспективу от 3 лет и более (выживание в конкурентной окружению, захват доли рынка, разработка новой продукции, экспансия в другие регионы и т.д.);
- среднесрочные – это задачи, решить какие предполагается в ближайшие 2-3 года (повышение эффективности труда, расширение товарного ассортимента, минимизация косвенных расходов и т.д.);
- краткосрочные – эти планы составляются на 1 год (обеспечение бесперебойного процесса производства и торговли, позволение потенциальных судебных разбирательств с сотрудниками и контрагентами, поиск путей для снижения себестоимости продукции/услуг и т.д.).
Вторая функция УУ – контрольная, т.е. в рамках системы управленческого учёта отслеживаются темпы выполнения поставленных планов. Для этого фактические показатели сравниваются с прогнозными, принимаются меры для повышения дисциплины, ищутся линии того, как можно «нагнать» простои и компенсировать упущенные выгоды, и т.д.
Третья функция – оценочная. Она связана с анализом расхождений между фактическими показателями деятельности и планом. В оценочном контексте также делаются выводы об эффективности самой системы планирования, т.е. проверяется её адекватность поставленным мишеням.
Четвёртая функция – организационная. Как становится понятно по названию, система УУ является связующим звеном, которое делает процесс управления немало упорядоченным, при этом все подразделения начинают работать как единое целое. Проще говоря, этот учёт помогает выстроить организационную структуру, в рамках которой:
- между исполнителями и работниками распределяются обязанности;
- координируются действия подразделений и отдельных сотрудников;
- выстраиваются каналы коммуникации;
- унифицируется документооборот.
И заключительная ключевая функция УУ – стимулирующая. При грамотно построенном учёте на предприятии руководство имеет все средства для создания эффективной мотивационной системы. Тут имеются в виду следующие аспекты:
- сведения, полученные в процессе ведения управленческого учёта, помогают работникам корректировать свои поступки;
- в случае отклонения текущих результатов от плановых у сотрудников появляется стимул к повышению эффективности, если вознаграждение напрямую зависит от итогов труда.
Задачи
Что касается конкретных задач управленческого учёта, то они во многом перекликаются с функциями, просто дают немало подробную их расшифровку. Рассмотрим самые очевидные и универсальные примеры.
Задачи УУ в контексте планирования:
- формирование планов;
- сбор информации о деятельности организации;
- прогнозирование грядущих результатов.
Задачи в рамках контрольной функции:
- построение системы финансового контроля;
- проведение аудита;
- периодическая сверка темпов выполнения плана.
Аналитические задачи:
- оценка достаточности резервов на складах и в цехах;
- расчёт фактической себестоимости единицы продукции;
- расчёт нормативной себестоимости;
- расчёт оптовых и розничных цен;
- разбор рентабельности продаж, капитала и т.д.;
- поиск точки безубыточности;
- разбивка расходов на постоянные и переменные (знаменитый метод «директ-костинг»);
- принятие мер для повышения финансовой устойчивости;
- розыск ресурсов для новых инвестиционных проектов и т.д.
Задачи в плане координации:
- оптимизация бизнес-процессов;
- распределение косвенных затрат между различными участками и подразделениями;
- построение системы быстрого обмена информацией;
- создание надёжного канала для связи с внешней окружением, особенно государственными органами и учреждениями.
Читайте также! Бухгалтерский баланс: определение, назначение, формы
Когда упоминается мотивационная функция УУ, выговор идёт про решение следующих задач:
- внедрение мотивационной системы (премирование и штрафы);
- распределение ответственности, чтобы не допускать перегрузки одних работников и неоправданного простоя иных;
- разработка культуры компании, проведение совместного отдыха и иных мероприятий, способствующих сплочению коллектива.
Чем отличается управленческий учёт от бухгалтерского
Как уже отмечалось, решение о внедрении системы УУ принимает руководство организации исходя из экономической целесообразности. В этом и заключается его главное отличие от бухгалтерского учёта (в т.ч. финансовой отчётности), который обязаны вести все организации.
Но это не единственное отличие между этими участками. Ниже в таблице представлена сравнительная характеристика финансового и управленческого учета.
| Сравнительный примета | Финансовый учёт | Управленческий учёт |
|---|---|---|
| Главная цель ведения учёта | Документирование всех операций с целью дальнейшей подачи корректных сведений в государственные органы, инвесторам или заимодавцам. | Обеспечение руководства организации актуальной информацией, которая помогает принимать верные управленческие решения. |
| Доступность этих | Сведения, отражённые в финансовой отчётности, общедоступны. | Информация УУ предназначена для внутреннего пользования, это коммерческая тайна. |
| Источники информации | Преимущественно первичные документы. | Эти финансовой отчётности, синтетический и аналитический бухгалтерский учёт, маркетинговые исследования, техническая документация и т.д. |
| Форма предоставления | Финансовая отчётность формируется по конфигурациям, регламентированным российским законодательством, а также МСФО. | Управленческая отчётность может составляться в произвольной форме, т.е. руководство или профильные специалисты сами разрабатывают бланки, таблицы, штампы и т.д. |
| Периодичность | Бухгалтерский учёт ведётся непрерывно, при этом финансовая отчётность формируется несколько раз в год. | Управленцы сами определяют, в какие сроки к ним «на стол» должны поступать отчёты. |
| Колы измерения | В финансовой отчётности и бухучёте данные отображаются в денежном и иногда в натуральном выражении. | В УУ можно использовать любые колы – иностранную валюту, человеко-часы, энергоёмкость и т.д. |
| Какие периоды охватывает | Финансовая отчётность оперирует фактическими данными льющегося и прошлого периодов. | В УУ пристальное внимание уделяется будущему, т.е. составляются планы, прогнозы, сценарии. |
| Принципы ведения учёта | В бухгалтерии применяется типовой метод двойной записи. | Учёт для целей управления можно вести, как угодно. |
| Ответственность | За ошибки в финансовой отчётности налагается штраф на организацию и/или бухгалтера/главу. | Платой за ошибки при составлении управленческой отчётности является упущенная выгода или прямые убытки. За неверные решения отвечает ответственное лик, но не перед законом, а начальством. |
| Какую роль играет в текущей деятельности организации | Аккумулирует сведения по уже свершившимся фактам. | УУ воздействует на результаты работы, так как от него зависит политика сбыта, кадровая политика и т.д. |
[embedded content]
Алгоритм построения системы управленческого учета
Будет часто на средних и малых предприятиях управленческий учёт ведётся «стихийно», т.е. формально руководство не выдвигает определённых заявок к менеджерам и действует по обстановке. Но даже при таком подходе некоторые элементы УУ проявляются весьма ярко, например, директор периодически спрашивает от главного бухгалтера предоставить калькуляцию себестоимости или просит оценить, сколько времени уходит на изготовление 1 единицы продукции.
Вероятно, для небольших фирм такой подход и является приемлемым, но для диверсифицированных компаний разумно сразу разработать и внедрить упорядоченную систему УУ, какая будет обеспечивать руководство и аналитические подразделения актуальной информацией на регулярной основе.
Первый этап — анализ уложившейся системы
Организация управленческого учета на предприятии начинается с анализа текущего положения дел. Как уже отмечалось, даже если на предприятии ранее не был поставлен УУ, какие-то его элементы всё равно присутствуют, в частности, особый интерес представляет следующая информация:
- общее состояние бухгалтерской системы, т.е. учётная политика, распорядок калькуляции себестоимости и расчёта расходов, справочники, базы данных по поставщикам/покупателям и т.д.;
- не менее важно проанализировать и программное обеспечение, т.е. посмотреть, какие приложения и модули используются, какая в них отражается информация и т.д.
Дальше формализуется бизнес-процесс, а также выделяется контур документооборота. Здесь немного поясним. Как обычно организуется производство? Многие предприятия трудятся по условной модели «станки включены, смены загружены, прибыль есть, что ещё нужно».
На самом деле при таком подходе утилитарны всегда нарушена коммуникация между непосредственными руководителями и занятыми на местах специалистами, которые могут из своего эксперимента подсказать, как повысить производительность, снизить количество брака и дать прочие практические рекомендации. Проще говоря, руководство воспринимает реалии не совершенно адекватно и довольствуется текущей прибылью, считает, что всё идеально.
Соответственно, бизнес-процесс необходимо моделировать не с той позиции, как его видит глава, а с поправкой на мнения профильных экспертов. По аналогичному принципу выслушивается точка зрения бухгалтеров касательно организации труды экономического отдела, поскольку они зачастую лучше директора разбираются в профильных вопросах.
Опыт бухгалтеров особенно значителен при отрисовке контура первичного документооборота, касающегося затрат, поскольку для целей управленческого учёта именно этот участок является основным.
В процессе составления очертания следует руководствоваться следующими принципами и правилами:
- Внимание обращается только на те первичные документы, которые касаются затрат и доходов (накладные, расходные и приходные кассовые ордера, счета-фактуры и т.д.).
- Учитывать в системе УУ прочую первичку, не имеющую ровного отношения к основной деятельности (производству, оказанию услуг и т.д.), не нужно. Примеры таких документов – различные справки, документы кадрового учёта.
- При составлении маршрута движения документации желательно показать, кто и на каком участке вносит коррективы в конкретные документы, сколько в среднем времени бланк циркулирует по подразделениям (если используется бумажный носитель) и т.д.
Декламируйте также! Что такое товарный знак и чем он отличается от торговой марки
Затем анализируются сами первичные документы, т.е. делается вывод о том, как стандартные формы отвечают реалиям бизнеса, содержат ли они всю необходимую информацию по затратам, удобны ли для проведения экспертных изысканий и т.д.
И на последнем шаге предварительного этапа анализируется сложившаяся в организации практика распределения затрат по производственным участкам, особенно в этом плане увлекательны косвенные расходы, которые нельзя в полном объёме отнести на себестоимость конкретной продукции.
Таким образом, после предварительного изыскания собирается следующая информация об организации:
- оценивается состояние, в котором находится система бухучёта;
- моделируется бизнес-процесс;
- составляется очертание первичного документооборота;
- делается вывод о качестве первички;
- анализируется принятый в организации способ калькуляции себестоимости.
Другой этап – формулировка требований
Прежде чем разрабатывать (и тем более внедрять) систему управленческого учёта, необходимо посмотреть итоги предварительного исследования, сформулировать основную цель, которую должен преследовать УУ на предприятии, и честно ответить на вопрос – отвечает ли ей сложившаяся практика?
Рассмотрим пример. Руководство считает, что главная функция управленческого учёта должна сводиться к оперативному предоставлению живой информации о продажах. Если выясняется, что текущая модель полностью справляется с этими задачами (ответственный сотрудник любой день формирует полный отчёт), то никаких корректировок вносить не придётся – всё работает.
Если же для достижения цели привычных методов открыто недостаточно, к системе УУ предъявляются конкретные требования. Поскольку на каждом предприятии они будут отличаться, перечислим лишь всеобщие варианты, которые встречаются чаще всего. Примеры требований:
- система управленческого учёта должна ускорять мена информацией;
- необходимо уточнить порядок расчёта себестоимости, в частности, устранить дисбаланс при переносе косвенных затрат;
- необходимо сделать так, чтобы цеха оперативно получали информацию из отдела сбыта, чтобы объём производства автоматически регулировался под льющийся спрос;
- требуется сократить простои.
Последний этап – разработка и внедрение
На этапе разработки управленческого учёта внедряются методы и практики сообразно заявленным требованиям. В результате должна получиться система, в полной мере отвечающая цели, ради достижения какой она и создаётся. И вот здесь начинаются определённые трудности, так как чёткого регламента по настройке УУ нет.
Рекомендуется внедрять управленческий учёт в три этапа:
- Вначале дорабатываются или создаются новые документы первичного учёта.
- Затем формализуется или улучшается методика отнесения затрат на себестоимость.
- Формируется система регулярной отчётности.
Рассмотрим любой этап немного подробнее, первый пункт – первичка. Разумеется, менять действующие формы запрещено, но можно выстроить автоматизированную систему, которая при заполнении стандартного электронного бланка будет считывать информацию и заносить её в «пользовательские» немало удобные и читабельные документы.
Одновременно с этим нужно помнить о том, что УУ всё-таки опирается на план счетов, поэтому, если для труды с первичкой создаётся вспомогательная база данных, нельзя допускать путаницы с проводками, поскольку в этом случае «подновлённая» первичная документация будет просто бесполезна. По этой причине многие предприятия предпочитают не усложнять себе существование новшествами и пользуются стандартными формами.
На этапе формализации методики отнесения затрат на себестоимость подробно описывается распорядок действий по распределению общехозяйственных, общепроизводственных, накладных и вспомогательных расходов. Здесь же определяются принципы и особенности калькулирования себестоимости колы продукции.
И на завершающем этапе создания системы управленческого учёта формируется отчётность. Напомним, речь идёт не про типовую финансовую документацию, а уникальные формы, шаблоны которых оптимизируются под требования УУ и будут максимально удобны для конечных пользователей.
Управленческая отчётность может владеть вид таблиц, блок-схем, списков и т.д. Перечислим самые распространённые варианты таких форм и документов (некоторые из них перекликаются с привычной первичкой):
- отчёт о движении сырья – сведения о перемещении сырьевых ресурсов;
- отчёт о движении готовой продукции – таблица, в какой отражается информация о произведённой продукции (сколько в цехе, на складе, в пути и т.д.);
- отчёт по продажам – данные по реализации в денежной и натуральной конфигурациях с разбивкой по категориям покупателей (розница, опт и т.д.);
- калькуляция;
- результаты факторного анализа и т.д.
Подводя итог, нужно ещё раз отметить, что управленческий учёт не регламентируется законодательством, потому универсальных «рецептов» по его настройке нет. Данная особенность связана не с отсутствием тематических наработок (их более чем достаточно, особенно в всемирный практике), а со спецификой предприятий. Ведь на небольшом заводе УУ будет иметь одни особенности, в сети ресторанов иные, а в крупном холдинге данная отчётность вообще может составляться через собственное программное обеспечение.
[embedded content]
