Самостоятельно от организационно-правовой формы предпринимательской деятельности и ее масштабов, все организации и частные бизнесмены сталкиваются с необходимостью разработки внутрифирменных нормативных актов. Локальные акты – это многообразные инструкции, положения, правила и прочие документы для внутреннего применения, касающиеся деятельности работодателя и сотрудников фирмы. Есть нормативные акты, которые должны использовать все организации и те, которые разрабатываются по инициативе их руководителей. Локальное нормотворчество – это сложная и ответственная труд, которая вызывает ряд вопросов у лиц, которые ею занимаются. Поэтому далее мы детально расскажем об особенностях разработки данных документов и повергнем образцы оформления некоторых бумаг.
Общее представление о внутрифирменных актах
Местные нормативные документы представляют собой акты, назначенные для внутреннего использования в компании. В них прописаны права и обязанности фирмы-нанимателя и принятых на службу работников в той части, которая не урегулирована позами актуального российского законодательства. Это бумаги, включающие нормы трудового права, которые принимаются компанией-нанимателем в рамках его компетенции с учетом работающих в Российской Федерации нормативно-правовых актов, коллективного контракта и других соглашений. Они конкретизируют пункты трудового законодательства и формируют юридическую базу для персонального подхода к любому служащему.
Со словосочетанием «локальный нормативный акт» можно встретиться в восьмой статье Трудового кодекса. Однако в данном документе не дано его дефиниция и не представлен перечень бумаг, которые можно к ним отнести.
Компании-наниматели наделены правом разработки любых внутренних актов, принимая во внимание свои надобности. Важно, чтобы прописанные в них положения не противоречили отечественному законодательству, а также не содержали нормы, нарушающие законные права и гарантии наемных сотрудников. Также внутрифирменные нормативные акты позволяют согласовать пункты трудового законодательства с особенностями функционирования конкретной организации. Они могут быть ориентированы на тяни трудовой коллектив или же на индивидуальную работу с конкретными служащими.
Как правило, обязанности по разработке внутренней документации возлагаются на кадровую службу организации. Однако созданием локальных нормативных бумаг могут быть взяты разные сотрудники. Например, одни служащие подготовят текст документа, другие осуществят проверку его на соответствие законодательным нормам, третьи займутся его оформлением, а глава все проверит и утвердит.
Прежде чем принять на работу нового сотрудника, наниматель должен его ознакомить (взяв у каждого принимаемого в штат работника подпись) с внутрифирменными нормативными документами организации, какие напрямую связаны с его профессиональной деятельностью. Поскольку данные акты являются обязательными, за нарушение их положений к нанятому на труд лицу можно применить дисциплинарные взыскания, а к фирме-нанимателю санкции административного типа.
Отдельная часть местных актов может быть зачислена генеральным менеджером организации собственноручно, а другая только с согласия представительного органа ее служащих. К примеру, представительный орган участвует в согласовании актов о распорядке аттестации трудовых ресурсов компании, актов о применяемой системе платы за исполнение трудовых обязанностей, норм трудового распорядка, актов о получении добавочного проф. образования сотрудниками организации, положений о бесплатной выдаче рабочим средств персональной защиты и т.п.
Разновидности
К здешним нормативным актам фирмы-работодателя относят:
- правила по внутреннему трудовому распорядку;
- положения о личных данных;
- положения о заработной плате;
- позы по аттестации персонала;
- штатное расписание;
- план-график предоставления отпуска;
- инструкции, связанные с охраной труда и пр.
К списку добровольно спускаемых локальных актов относится положение по персоналу, должностные инструкции, положение о мед. страховании, положение об отправлении в командировку, поза о вахтовом способе работы и пр. Однако к внутрифирменным нормативным бумагам неправильно относить приказы генерального директора, табели, планы-графики сменности и аналогичные документы.
Декламируйте также! Выплата дивидендов учредителям ООО и АО в 2019 году
Общероссийский классификатор управленческой документации (от 30 декабря 1993 года под номером 299) вводит реестр документов, которые разрешено применять в деятельности всех компаний. Бумаги, относящиеся к категории местных нормативных актов, входят в группу 0200000.
| Шифр | Имя документа |
|---|---|
| 025200 | Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия |
| 0252051 | Должностная руководство |
| 0252111 | Положение о структурном подразделении |
| 0252131 | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 0252211 | Структура и штатная численность |
| 0252251 | Штатное расписание |
Алгоритм формирования
Стадии создания внутрифирменных нормативных актов:
- Первостепенно необходимо разработать текст и оформить документ.
- Затем следует проверка чернового варианта акта на соответствие нормам российского законодательства.
- После этого выходит согласование документа (например, с сотрудниками кадровой службы, юр. отдела, бухгалтерии, структурных отделов, профсоюза).
- На предпоследнем этапе генеральный менеджер организации (уполномоченный сотрудник компании) ратифицирует акт и вводит его в действие.
- В финале происходит регистрация местного акта в специальном журнале учета.
Данная процедура может быть регламентирована особым внутрифирменным локальным актом. В зависимости от того, какой документ разрабатывается, его созданием может заниматься группа специалистов или лишь один работник. К примеру, оформлением документа «Правила по внутреннему трудовому распорядку» может заниматься отдел кадров, подготовку документа «Поза о системе заработной платы» может взять на себя главный бухгалтер, а должностных инструкций – менеджеры структурных отделов.
Если на стадии согласования показались замечания/предложения к тексту формируемого документа, то подготавливается лист согласования. До того момента, пока разработчики локального акта не достигнут консенсуса со всеми заинтересованными сторонками, бумага не будет утверждена директором компании. При рассмотрении проекта документа профсоюзной организацией она должна в течение пяти трудовых дней (с момента получения акта) устремить компании-нанимателю письменное мотивированное заключение.
Принципы составления
Внутрифирменные нормативные акты обычно представляют собой многостраничные документы со сложной конструкцией. Подетальнее рассмотрим, как оформляется их «шапка», ключевой и финальный блок.
«Шапка» документа
Внутрифирменный нормативный акт должен начинаться с директивы следующих сведений:
- полное и краткое фирменное название организации (как написано в учредительных документах);
- имя формируемого документа (к образцу, «Положение …», «Инструкция …», «Правила …»);
- день регистрации акта (это момент его утверждения);
- порядковый номер;
- пункт разработки документа (имя населенного пункта).
Традиционно данные реквизиты указываются в верхнем правом/левом углу страницы документа.
Ключевой блок
Тут приводится основное содержание документа. Поскольку большинство местных актов должно вместить значительный объем информации, требуется отчетливая регламентация и их формы, и их наполнения.
Работа с текстом акта должна быть начата с определения его структуры/разделов. Для удобства прочтения документа любой раздел может быть разделен на пункты, подпункты и т.д. Также рекомендуется приводить информацию в табличной форме и при поддержки схем. Текст должен быть написан от третьего лица, в единственном либо множественном числе. В центральной доли акта могут находиться следующие реквизиты: заголовки и ссылки на приложения. Важно обратить внимание на то, чтобы все заголовки согласовывались с наименованием локального документа или формулировались с предлогами «о»/«об».
К примеру, положение о структурном отделении может иметь следующий состав:
- Всеобщие положения.
- Задачи подразделения.
- Функции.
- Права.
- Обязанности.
- Ответственность.
- Взаимоотношения.
- Связи.
- Организация работы.
Также в текст позы можно включить сведения о специфике деятельности компании (к примеру, график функционирования структурного отделения, этапы его реконструкции/ликвидации и пр.).
Если у нормативного акта для внутреннего использования есть приложение, то в документе делается соответственная отметка. Ссылка включает слово «Приложение» (употребляемое в единственном числе), число страниц и количество копий прикрепленного документа, а также, если это необходимо, его наименование. На самом приложении также делается отметка, указывающая на его связь с местным актом. На документе в углу листа с правой сторонки ставится слово «Приложение», затем идет его №, название, дата и № базового акта.
Читайте также! Камеральная проверка — что это такое и как к ней подготовиться
Финальный блок
В заключительном блоке локального акта содержатся те реквизиты, какие удостоверяют его подлинность и правильность прописанной в нем информации. Также здесь располагают специальные делопроизводственные пометки.
В финальной доли должны находиться:
- подписи разработчиков;
- визы, подтверждающие факт согласования бумаги;
- пометка о том, что документ исполнен и устремлён в дело.
Если акт оформлен на фирменном бланке, то в конце документа разработчик указывает свою должность (без конкретизации того, как именуется компания), ставит личную подпись и дает ее расшифровку (имя и отчество пишется инициалами, а фамилия полностью). В случае, когда должностное лик не может подписать документ, за него это делает другой уполномоченный сотрудник (например, заместитель).
Если местный акт подлежит процедуре согласования с иными сотрудниками организации (к примеру, менеджерами подразделений, отделом бухгалтерии, юристом компании, профсоюзом), то на документ должна быть поставлена соответственная виза. Данная пометка предполагает указание следующей информации о визирующем лице: должность, персональная подпись с расшифровкой, день подписания. Если в ходе согласования акта у испытывающего лица возникли возражения, то виза должна быть дополнена характерной надписью (например, «Не согласен», «Приложены замечания» и пр.). В случае подготовки визирующей сторонкой списка недочетов по документу, он оформляется на листе в виде отдельного приложения. Если акт нуждается в согласовании профкома, то его суждение фиксируется при помощи специального грифа (к примеру, «Мнение профкома учтено, протокол от дд.мм.гггг, № Х»).
При разработке типовых внутренних нормативных актов рекомендуется задействовать специальные шаблоны форм. Например, для штатного расписания и плана-графика отпусков есть унифицированные бланки.
Преимущества от использования унифицированных бланков при разработке локальных актов:
- не нужно придумывать форму кадрового документа;
- минимизируется вероятность возникновения промахи в ходе разработки акта;
- уменьшается время, которое нужно потратить на формирование документа;
- минимизируется вероятность возникновения притязаний к разработчикам акта со стороны сотрудников гос. инспекции труда.
Важно помнить, что унифицированные шаблоны документов носят рекомендательный нрав и при необходимости могут подвергаться корректировке. Для этого в компании понадобится издать специальный приказ. Все страницы локального акта должны быть пронумерованы (начиная со 2-ой страницы). Номер должен стоять в верхней доли страницы, по центру. Готовый документ нужно сшить и скрепить оттиском печати организации.
Этап утверждения
Оформленный здешний нормативный акт должен обладать обязательным реквизитом – «Гриф утверждения документа». Для этого компания-работодатель может издать соответственную распорядительную бумагу, на реквизиты которой впоследствии будет сделана сноска в грифе утверждения.
Альтернативным вариантом похвалы внутрифирменного акта может стать проставление на нем грифа утверждения с персональной подписью директора компании либо иного уполномоченного сотрудника. В этом случае генеральный менеджер от руки ставит дату утверждения документа и личную подпись.
Образцы оформления некоторых внутрифирменных нормативных актов
Образец правильного оформления плана-графика предоставления отпуска (унифицированная конфигурация Т7):
Образец оформления Правил по внутреннему трудовому распорядку (первый лист):
Схема положения о структурном подразделении:
Структура должностной руководства:
[embedded content]
