Каждодневно многие субъекты бизнеса имеют дело с наличными деньгами. Совокупность всей наличности называется кассой организации, а приход или расход оружий — кассовыми операциями. Для их учета разработана особая кассовая дисциплина, в 2019 году в этой части действует тот же распорядок, что и годом ранее, за исключением правил применения контрольно-кассовой техники. Разберемся, какие правила установлены для организаций и предпринимателей.
Касса предприятия и правила ее ведения
Любая операция с наличными денежками влияет на кассу организации. В данном контексте под кассой понимается совокупность всех наличных средств компании, то есть ее портмоне.
Приведем пример. Когда руководитель или бухгалтер получает в банке деньги, чтобы выдать заработную плату сотрудникам, это увеличивает кассу предприятия. Происходит приходная кассовая операция, и количество наличных в кошельке компании прибывает. Когда зарплата выдана, а излишки возвращены в банк, касса организации уменьшается. Это операция является расходной, поскольку приводит к уменьшению наличности в портмоне организации. К слову, если зарплата выплачивается сотрудникам на банковские карты, то это никак не влияет на размер кассы организации, поскольку все операции производятся безналично.
Кассовая дисциплина — это комплект установленных правил, в соответствии с которыми следует работать с денежной наличностью, то есть вести кассу. В кассовую дисциплину входят такие понятия:
- правила ведения кассовых операций;
- правила, в соответствии с какими могут использоваться наличные денежные средства;
- правила работы с контрольно-кассовой техникой, которая должна применяться для оформления кой-какой части операций по приему/выдаче наличных средств.
Кассовые операции
В 2019 году действует порядок ведения кассовых операций, предусмотренный Директивами банка России № 3210-У, утвержденными 11 марта 2014 года (далее Указания). Этот порядок вводит:
- правила оформления прихода и расхода наличных средств;
- правила ведения кассовых документов;
- порядок расчета кассового лимита.
Центральный Банк также ввёл, что организации, относящиеся к категории малого бизнеса, а также индивидуальные предприниматели, могут вести кассовые операции в упрощенном облике. То есть на них не распространяются некоторые правила, установленные в Указаниях.
Также в документе закреплено, что руководство организации или предприниматель должны разрешить, как они будут хранить наличные средства. Следует им самостоятельно определить и меры, которые обеспечат сохранность денежных оружий при транспортировке. Эти и иные моменты кассовой дисциплины, решение которых остается за работодателем, нужно закрепить во внутреннем нормативном документе. Обыкновенно организации принимают Положение о ведении кассовых операций.
Для ведение таких операций в фирме должен быть кассир. Если их несколько, вытекает также назначить старшего кассира. При небольшом штате обязанности кассира может исполнять любой другой работник, какого назначит директор или предприниматель. В том числе и он сам.
Кассовые документы должен подписывать бухгалтер и кассир. Если бухгалтерия отсутствует, подпись может поставить глава. Если руководитель в компании и за бухгалтера, и за кассира, то на кассовых документах он ставит только свою подпись.
Лимит кассы
Организация обязана рассчитать предельную сумму наличности, какую может хранить в кассе. Методика расчета не слишком сложна и приводится в приложении к Указаниям. Существует два подхода к расчету: исходя из денежных поступлений и на основании объемов расходования.
В первом случае формула расчета предельного остатка в кассе имеет вид:
где
V – объем денежных поступлений за этап;
Р – расчетный период в рабочих днях;
Nc – период между сдачами наличности в банк, в рабочих днях (не более 7 дней).
При расчете по выдаче оружий применяется та же формула, только в качестве V используется объем выдачи наличных денег за период. В данном случае не учитываются выплаты работникам.
Все, что свыше этого лимита, надлежит помещаться на расчетный счет, причем в день образования излишка. Исключение составляют:
- нерабочие дни (фирма работает и получает выручку, а банк — нет);
- дни, когда выдается заработная плата или когда бухгалтер получил в банке денежки для этой цели.
Читайте также! Восстановление НДС
В упомянутые дни кассовый лимит можно превышать. Индивидуальные предприниматели и организации из числа субъектов небольшого предпринимательства (СМП) могут не устанавливать кассовый лимит.
Приход и расход
Приходные и расходные операции должны оформляться особыми документами — соответственно приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. Оформляет такие ордера бухгалтер (главный бухгалтер), глава или специалист, на которого возложена эта обязанность.
Все ордера должны быть зафиксированы в кассовой книге. В конце дня подсчитываются все суммы, отраженные в книжке по ордерам. Итог сравнивается с тем, сколько наличности имеется по факту. Сделать это должен сначала кассир, а потом и бухгалтер. Упомянутые рослее документы — ордера и кассовую книгу — можно вести не только на бумаге, но и в электронном виде. В этом случае их вытекает подписывать электронной цифровой подписью.
ИП могут не составлять ордера и не имеют обязанности вести кассовую книгу. Вместо этого они ведут книжку учета доходов и расходов, а при применении отдельных налоговых режимов — учет физических показателей. На организации из числа СМП эта преференция не распространяется.
Выдача зарплаты
Операция по выдаче оплаты труда производится на основании расчетно-платежной ведомости по конфигурации Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53. Получив заработную плату, работник ставит в ведомости свою подпись.
Когда зарплата выплачена, необходимо составить целый РКО на всю выданную сумму. Вся денежная наличность, предусмотренная для выплаты, должна быть выдана сотрудникам в течение 5 рабочих дней. Если крышке этого срока выдана не вся зарплата, ее остаток депонируется, то есть возвращается в банк.
Выдача средств подотчетному лику
Зачастую работник получает на руки наличные средства на покупку каких-то мелочей для организации, например, канцелярских принадлежностей. Или же ему выдается сумма на командировочные затраты. Такая выдача производится по заявлению работника либо по распоряжению руководителя. Когда покупка совершена или командировка окончена, сотрудник должен вернуть останки средств и составить авансовый отчет.
Расход наличности из кассы предприятия
Согласно кассовой дисциплине, на что бы то ни было расходовать наличные средства запрещено. Есть строго определенные цели, на которые можно их использовать:
- выдать сотрудникам зарплату либо произвести какие-то выплаты социального нрава;
- выдать сумму подотчетному лицу;
- оплатить необходимые для деятельности организации товары или услуги;
- произвести возврат покупателям, если те отрекаются от ранее приобретенных товаров или услуг.
Правило распространяется на все юридические лица. А вот индивидуальным предпринимателям можно тратить наличные денежные оружия на свое усмотрение.
Кассовая техника
Некоторые операции с наличными денежными средствами в обязательном порядке должны проводиться сквозь контрольно-кассовую технику (ККТ). Этот вопрос регулируется законом № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. В 2017-2018 годах в него бывальщины внесены глобальные изменения, которые называют кассовой реформой. Частично она еще не закончена — это произойдет к середине 2019 года.
В итоге реформы всем пользователям ККТ пришлось заменить старые аппараты на современные онлайн-кассы, которые сразу же передают сведения об операциях в Налоговую службу. Кроме того, было расширено понятие расчета. В итоге сейчас кассовая техника применяется при приеме и выплате денежных средств, если это связано с товарами, работами или услугами, в том числе при получении или возврате предоплаты, а также при выплате выигрышей в лотерею. Немало того, с середины 2018 года применять кассовую технику нужно при расчетах не только наличными средствами, но и безналичным линией, если покупателем выступает физическое лицо.
Что касается организаций и ИП, то они рассчитываются между собой через банк без применения кассовой техники. Если же расчет состоится наличными либо корпоративной банковской картой при ее прямом предъявлении (например, в магазине), то продавец также должен применить кассовую технику. Расчеты наличными деньгами между компаниями / предпринимателями ограничены суммой 100 000 рублей за одну операцию.
Декламируйте также! Как рассчитать среднегодовую стоимость основных средств
Общие правила применения ККТ таковы:
- Аппарат должен отвечать требованиям закона и входить в список допущенных к продаже ФНС.
- В корпусе ККТ должен быть установлен фискальный накопитель — модуль памяти, какой следует менять 1 раз в 13 или 36 месяцев (зависит от режима налогообложения).
- Перед использованием каждый экземпляр ККТ должен быть зарегистрирован в налоговом органе (сделать это можно сквозь сайт ФНС).
- Кассу следует правильно настроить — запрограммировать в ней все реквизиты, которые в обязательном порядке должны содержаться в чеке.
- Чек необходимо выбивать не только при приеме денежных средств, но в большинстве случаев и при их выдаче (при возвратах, при выплатах физлицам).
- Если кассовая техника по какой-то вину не была применена, нужно выбить чек коррекции и самостоятельно сообщить об этом нарушении в ИФНС.
Отметим, что применение ККТ не требуется в рамках трудовых касательств. То есть организация не должна проводить через кассовый аппарат выплату заработной платы, выдачу или возврат подотчетных оружий и прочие подобные операции.
Итогом изменения законодательства о ККТ стало то, что теперь Налоговая служба сразу располагает всеми этими о продажах и иных операциях, которые проводятся через кассовый аппарат. Поэтому кассовый учет был серьезно упрощен — упразднили 9 форм (актов, справок и журналов), которые раньше кассиры заполняли в обязательном порядке.
С 1 июля 2019 года заканчивается переходный этап, позволявший некоторым категориям предпринимателей не использовать онлайн кассу. Теперь ККТ необходима даже в следующих случаях:
- бытовые, ветеринарные, автотранспортные услуги;
- услуги по ремонту, сервису и мойке транспортных средств;
- платные автостоянки;
- рекламные услуги;
- сдача в аренду торговых мест;
- для плательщиков ЕНВД;
- налогоплательщики на патентной системе;
- при торговле сквозь автоматы без наемных сотрудников;
- при безналичных расчетах с физическими лицами.
В то же время с 1 января 2019 года от использования ККТ отпущены предприниматели, находящиеся на налоговом режиме «Налог на профессиональный доход». Остальные положения закона редакции 2018 года остаются неизменными. Есть ряд обликов деятельности, в которых не требуется применение онлайн касс. В частности, это торговля бумажными газетами и журналами, ценными бумагами, на ярмарках, ремонт обуви, сдача предпринимателем в аренду собственных жилых помещений. С целым списком условий применения онлайн касс можно ознакомиться в ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.
Штрафы за нарушения
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины прописана в доли 1 статьи 15.1 КоАП. Если превысить кассовый лимит или предельную сумму расчета наличными между ЮЛ / ИП, а также не оприходовать (целиком либо частично) полученные суммы, то штраф составит:
- для организации — 40-50 тыс. рублей;
- для должностного лица компании — 4-5 тыс. рублей.
Помимо этого, есть штрафы и за нарушения, какие связаны с неприменением ККТ. Они прописаны в статье 14.5 КоАП. Если провести операцию «мимо кассы», при первичном выявлении нарушения придется уплатить штраф в сумме:
- организациям — 75-100% расчета, который проведен незаконно, однако не менее 30 000 рублей;
- ИП или должностному лику — 25-50% расчета, но не менее 10 000 рублей.
Если на подобном нарушении попасться второй раз, деятельность организации или ИП могут приостановить на срок до 90 дней, а ответственного работника (главу, главбуха) — дисквалифицировать на 1-2 года.
Итак, соблюдение кассовой дисциплины заключается в проведении операций с денежной наличностью по правилам, какие устанавливаются законом и финансовым регулятором — Центральным банком РФ. Этих требований не слишком много, и они довольно просты, в особенности для предпринимателей и небольших компаний. Однако за их нарушения введены весьма серьезные санкции.
О ведении кассовой книги:
[embedded content]
