Постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 немножко изменило внешний вид формы СЗВ-СТАЖ, но сроки её сдачи в 2019 году остались прежними – это необходимо сделать до 1 марта, по-иному будут начислены штрафы. В сегодняшнем обзоре мы рассмотрим все нюансы, касающиеся её заполнения и подачи.
Когда сдавать
Конфигурация предназначена для отправки ПФР актуальных сведений о стаже штатных и внештатных работников. В отличие от СЗВ-М, которая подаётся любой месяц, СЗВ-СТАЖ заполняется за прошедший год и сдавать ее нужно до 1 марта.
Если 1 марта пришлось на выходные, допустимый срок подачи отчёта сдвигается на ближайший будний день. Такая ситуация произойдёт в 2020 году, поскольку 01.03.20 – это воскресенье.
Что изменилось в 2019 году
Вытекает заметить, что в новой форме СЗВ-СТАЖ, актуальной с 06.12.2018, кардинальных изменений не произошло. Основное «тело» документа заполняется достоверно так же, как и раньше, а корректировки затронули лишь шапку.
В частности, в новой форме СЗВ-СТАЖ с 2019 года не дублируется информация о самом страхователе. Ранее эти сведения указывались в верхней части бланка дважды, что только увеличивало нагрузку на информационные системы и способствовало появлению промахов из-за опечаток.
Таким образом, новая форма стала компактнее и аккуратнее, но серьёзных изменений она не претерпела. Это значит, что старые инструкции, которыми в 2018 году руководствовались бухгалтеры при её заполнении за период с 01.01.17 по 31.12.17, по-прежнему актуальны.
Напомним, кардинальные перемены в «пенсионной» отчётности случились в 2017 году, когда были приняты обновлённые формы и одновременно с этим отменены старые бланки. С тех пор чиновники усердствуют не вносить существенных коррективов, чтобы страхователи адаптировались к новым реалиям.
Кто должен сдавать
Как уже отмечалось, данная конфигурация аккумулирует сведения о стаже, поэтому её заполняют и подают все страхователи – организации, ИП и иные лица, выступающие в роли нанимателей. Ниже отзовёмся на самые популярные вопросы.
Если в ООО из работников лишь директор, можно ли не заполнять СЗВ-СТАЖ?
Этот вопрос многие кадровики и бухгалтеры трактуют по-своему, но, если адресоваться к официальным документам и рекомендациям ПФР, всё сразу становится на свои места. Ответ – нельзя, т.е. даже неработающее ООО обязано подавать СЗВ-СТАЖ, при этом в самой конфигурации необходимо будет указать данные директора.
Эта норма вытекает из аналогичных требований к ежемесячному отчёту СЗВ-М, в частности, ПФР в своём посланье № 08-22/6356 (от 6 июня 2016 года) отметил, что сведения по таким лицам сдаются обязательно. Аналогичная точка зрения изложена в посланиях Минфина и Роструда (№ 03-11-11/14234 и № 177-6-1 соответственно).
Данные разъяснения не касаются напрямую формы СЗВ-СТАЖ, но Пенсионный Фонд на своём сайте 7 февраля 2018 года опубликовал комментарии по типовым ситуациям, где отметил следующую позицию:
- форму СЗВ-СТАЖ сдают работодатели обо всех сотрудниках, при этом совершенно не имеет значения, получали ли они за отчётный этап зарплату;
- число лиц, занесённых в бланк СЗВ-СТАЖ, должно в точности совпадать с количеством лиц, которые отмечались в СЗВ-М.
В всеобщем, из писем ПФР, Минтруда и Роструда следует, что директора всегда нужно отмечать в ежемесячных отчётах СЗВ-М, а если лик фиксируется в этом бланке, информация о нём автоматически должна раскрываться в СЗВ-СТАЖ. Однако если с директором не заключено трудового соглашения, то форму подавать на него не нужно. Получается, что, если он является единственным сотрудником, то отчет можно и вовсе не подавать. Эти разъяснения вступили в силу с 2019 года.
Допустимо ли сдавать нулевую форму СЗВ-СТАЖ?
Здесь нужно разом определиться, что понимать под «нулевой» формой. Если речь идёт про ситуацию, описанную выше, то да, можно указывать сведения лишь о директоре, являющемся учредителем, указав соответствующие коды и сделав пометки, из которых следует, что он фактически не работал.
Если же выговор идёт вообще про пустой бланк, то это недопустимо. Во-первых, сложившаяся практика показывает, что информационная система ПФР не принимает такие отчёты, и, во-вторых, как уже отмечалось, сведения в СЗВ-СТАЖ должны сходиться с СЗВ-М.
На форумах иногда встречаются вредные советы, например, если ООО «пустое», то не нужно подавать СЗВ-М на директора, тогда и проблем с СЗВ-СТАЖ не будет. Это не так, поскольку при таком подходе организация получит разом два штрафа (по одному на каждую несданную форму).
Что делать ИП, если у него нет работников?
Здесь всё просто – если индивидуальный предприниматель трудится исключительно сам, не привлекая наёмный труд, ему не нужно сдавать СЗВ-СТАЖ. ПФР получает информацию о деятельности ИП напрямую.
Что делать ИП, если у него есть работники?
В случае если индивидуальный предприниматель заключал трудовые соглашения и договоры ГПХ с другими лицами, он должен подавать форму СЗВ-СТАЖ, при этом не имеет значения продолжительность таких касательств – работник может проработать всего несколько дней, а обязанность ИП по отчёту перед ПФР всё равно возникает.
СЗВ-СТАЖ и лики, занятые частной практикой
Адвокаты, нотариусы и прочие лица, занятые частной практикой, взаимодействуют с ПФР как и ИП, т.е. если они притягивают наёмный труд, то подают сведения по работникам. В случае, когда человек выполняет все обязанности сам, он освобождается от подачи конфигураций СЗВ.
[embedded content]
Описание новой формы с 2019 года
Подробные инструкции по её заполнению изложены в приложении №5 к ПП ПФР от 06 декабря 2018 №507п., потому мы обратим внимание только на ключевые аспекты.
Основные «технические» требования:
- в случае опечатки применять корректор невозможно;
- данные в поля вносятся печатными большими буквами (например, ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ);
- небольшим фирмам документ СЗВ-СТАЖ можно заполнять в бумажном облике, но использовать ручки красного и зелёного цветов запрещено (желательно делать это чёрными или синими чернилами).
Сам бланк заключается из нескольких разделов. В первом блоке работодатель указывает собственные данные и выбирает тип документа, ставя напротив соответственного пункта «Х»:
- исходная – стандартная форма, она подаётся за прошлый год;
- дополняющая – этот бланк подаётся в том случае, если ранее отданные сведения не были учтены на ИЛС (лицевых счетах) из-за ошибок/неточностей/пропусков в личных данных перечисленных лиц;
- направление пенсии – форма этого типа подаётся при одном условии — если отчётный год ещё не завершился, а некоторым людям для оформления пенсии уже сейчас необходимо учесть отработанное время.
Читайте также! Списание дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком давности
Значительно – после завершения отчётного периода сведения по таким лицам снова указываются в исходной форме, т.е. досрочная подача этих в бланке с пометкой «Назначение пенсии» не должна привести к потере информации.
Во втором блоке отмечается год, за который подаётся отчёт, а третий разоблачил — самый важный, поскольку здесь указывается подробная информация о персонале. Пристальное внимание следует уделить этапам, на протяжении которых с сотрудником действовал договор, а также специальным кодам.
При работе с графой «Период» нужно помнить вытекающее:
- Данный интервал охватывает только отчётный год, например, если работник продолжает исполнять свои обязанности и в новоиспеченном году, в колонке 7 необходимо указать 31.12.18. Когда придёт время формировать отчёт за 2019 год, в графе 6 по этому лику нужно будет сделать запись 01.01.19.
- Если в течение года с работником несколько раз перезаключались договоры, менялись обстоятельства труда или сотрудник находился в простое, соответствующие сведения должны указываться в отдельных расположенных ниже строках, при этом ФИО дублировать не необходимо.
В графах 8 и 9 специальной кодировкой указываются особые условия и специфика деятельности. Коды перечислены в приложении к порядку заполнения конфигурации СЗВ-СТАЖ, содержащем более 130 страниц и описывающем буквально все возможные варианты.
| Код | Полное наименование |
|---|---|
| РКС | Район Крайнего Норда |
| МКС | Местность, приравненная к районам Крайнего Севера |
| РКСМ | Район Крайнего Севера |
| МКСР | Местность, приравненная к зонам Крайнего Севера |
| СЕЛО | Работа в сельском хозяйстве |
| Ч31 | Работа в зоне отчуждения |
| Ч33 | Постоянная работа на территории пояса проживания с правом на отселение |
| Ч34 | Постоянная работа на территории зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом |
| Ч35 | Постоянная труд в зоне отселения до переселения в другие районы |
| Ч36 | Работа в зоне отселения |
Коды особых условий труда повергнуты в таблице ниже.
| Код | Полное наименование |
|---|---|
| ЗП12А | Подземные работы, работы с вредными условиями труда и в горячих цехах |
| 27-1 | |
| ЗП12Б | Труды с тяжелыми условиями труда |
| 27-2 | |
| ЗП12В | Работа (женщин) в качестве трактористов-машинистов в сельском хозяйстве, других отраслях народного хозяйства, а также машинистами строительных, путевых и погрузочно-разгрузочных машин |
| 27-3 | Работа (женщин) в качестве трактористов-машинистов в сельском хозяйстве, других отраслях народного хозяйства, а также машинистами строительных, путевых и погрузочно-разгрузочных машин Труд (женщин) в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью |
| ЗП12Г | |
| 27-4 | |
| ЗП12Д | Работа в качестве пролетариев локомотивных бригад и работников отдельных категорий, непосредственно осуществляющих организацию перевозок и обеспечивающих безопасность движения на железнодорожном транспорте и метрополитене, а также водителей грузовых автомашин непосредственно в технологическом процессе в шахтах, в рудниках, разрезах и рудных карьерах на вывозе угля, сланца, руды, породы |
| 27-5 | Труд в качестве рабочих локомотивных бригад и работников отдельных категорий, непосредственно осуществляющих организацию перевозок и обеспечивающих безопасность движения на железнодорожном транспорте и метрополитене, а также водителей грузовых автомашин непосредственно в технологическом процессе в шахтах, в рудниках, разрезах и рудных карьерах на вывозе угля, сланца, руды, породы Труд в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах непосредственно на полевых геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных трудах |
| 27-5 ЗП12Е | Работа в качестве рабочих локомотивных бригад и работников отдельных категорий, непосредственно осуществляющих организацию перевозок и обеспечивающих безопасность движения на железнодорожном транспорте и метрополитене, а также водителей грузовых автомашин непосредственно в технологическом процессе в шахтах, в рудниках, разрезах и рудных карьерах на вывозе угля, сланца, руды, породы Труд в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах непосредственно на полевых геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных трудах Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах непосредственно на полевых геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных трудах Работа на лесозаготовках и лесосплаве, включая обслуживание механизмов и оборудования |
| 27-5 ЗП12Е 27-6 | |
| 27-6 ЗП12Ж | Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах прямо на полевых геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных работах Работа на лесозаготовках и лесосплаве, вводя обслуживание механизмов и оборудования |
| 27-6 ЗП12Ж 27-7 | |
| 3П123 | Работа в качестве механизаторов (докеров-механизаторов) комплексных бригад на погрузочно-разгрузочных работах в портах |
| 27-8 | Труд в качестве механизаторов (докеров-механизаторов) комплексных бригад на погрузочно-разгрузочных работах в портах Работа в плавсоставе на судах морского, речного флота и флота рыбной индустрии (за исключением портовых судов, постоянно работающих на акватории порта, служебно-вспомогательных и разъездных судов, судов пригородного и внутригородского извещения) |
| 27-8 ЗП12И | Работа в качестве механизаторов (докеров-механизаторов) комплексных бригад на погрузочно-разгрузочных работах в портах Работа в плавсоставе на судах морского, речного флота и флота рыбной индустрии (за исключением портовых судов, постоянно работающих на акватории порта, служебно-вспомогательных и разъездных судов, судов пригородного и внутригородского извещения) Работа в плавсоставе на судах морского, речного флота и флота рыбной промышленности (за исключением портовых судов, всегда работающих на акватории порта, служебно-вспомогательных и разъездных судов, судов пригородного и внутригородского сообщения) Работа в качестве водителей автобусов, троллейбусов, трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах |
| 27-8 ЗП12И 27-9 | |
| 27-9 ЗП12К | Труд в плавсоставе на судах морского, речного флота и флота рыбной промышленности (за исключением портовых судов, постоянно трудящихся на акватории порта, служебно-вспомогательных и разъездных судов, судов пригородного и внутригородского сообщения) Работа в качестве водителей автобусов, троллейбусов, трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах Труд в качестве водителей автобусов, троллейбусов, трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах Работа спасателем в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях и участие в ликвидации чрезмерных ситуаций |
| 27-9 ЗП12К 27-10 | |
| 27-10 ЗП12Л | Работа в качестве водителей автобусов, троллейбусов, трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах Работа спасателем в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях и участие в ликвидации чрезмерных ситуаций Работа с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения независимости |
| 27-10 ЗП12Л ЗП12М | |
| 28-ОС | Работа с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы |
| 27-ОС | Труд с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы Работа на местах Государственной противопожарной службы МВД России (пожарной охраны МВД России, противопожарных и аварийно-спасательных служб МВД России и аварийно-спасательных служб (МЧС России) |
| 27-ОС ЗП12О | |
| 27-ОС ЗП12О 28-ПЖ | Труд на должностях Государственной противопожарной службы МВД России (пожарной охраны МВД России, противопожарных и аварийно-спасательных служб МВД России и аварийно-спасательных служб (МЧС России) Труд на должностях Государственной противопожарной службы МВД России (пожарной охраны МВД России, противопожарных и аварийно-спасательных служб МВД России и аварийно-спасательных служб (МЧС России) Труд на должностях Государственной противопожарной службы МВД России (пожарной охраны МВД России, противопожарных и аварийно-спасательных служб МВД России и аварийно-спасательных служб (МЧС России) Оленеводы, рыболовы, охотники-промысловики, проживающие постоянно в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях |
| 27-ПЖ | |
| 27-ПЖ СЕВ26 | |
| 27-ПЖ СЕВ26 28-СЕВ | Оленеводы, рыбаки, охотники-промысловики, проживающие всегда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях Оленеводы, рыбаки, охотники-промысловики, проживающие постоянно в районах Крайнего Норда и приравненных к ним местностях |
| 28-СЕВ | Оленеводы, рыбаки, охотники-промысловики, проживающие постоянно в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местах |
| 28-СЕВ |
Читайте также! Госпошлина за прописку — где ее получить?
Пристальное внимание следует обратить на колонку «исчисление страхового стажа», где кодами даются характеристики для того или другого периода работы сотрудника. К примеру, если в 11 графе сделать пометку «ДЕТИ», такая запись будет сообщать ПФР о том, что человек находился в отпуске по уходу за ребёнком.
Важное изменение в заполнении с 2019 года – если в графе 11 показан код «ДЕТИПРЛ», то графу 8 можно не заполнять.
| Код | Полное наименование |
|---|---|
| ДЕТИ | Отпуск по уходу за ребенком |
| ДЛДЕТИ | Отпуск по уходу за дитятей от 1,5 до 3 лет |
| ДЕТИПРЛ | Отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет, предоставляемый бабушке, деду, другим родственникам или опекунам, фактически осуществляющим уход за дитятей |
| КВАЛИФ | Повышение квалификации с отрывом от производства |
| ОБЩЕСТ | Исполнение государственных или общественных обязанностей |
| СДКРОВ | Дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни передышки |
| ОТСТРАН | Отстранение от работы (недопущение к работе) не по вине работника |
| УЧОТПУСК | Дополнительные отпуска работникам, совмещающим труд с обучением |
| НЕОПЛ | Отпуск без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемые периоды отстранения от труды (недопущения к работе), неоплачиваемый отпуск до одного года, предоставляемый педагогическим работникам, один дополнительный выходной день в месяц без сохранения заработной платы, предоставляемый дамам, работающим в сельской местности, неоплачиваемое время участия в забастовке и другие неоплачиваемые периоды |
| ДОПВЫХ | Дополнительные выходные дни ликам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами |
| ЧАЭС | Дополнительный отпуск граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС |
| ЗГДС | Сведения о замещении ликом государственной должности субъекта Российской Федерации на постоянной основе |
| ЗГД | Сведения о замещении лицом государственной должности Российской Федерации |
| ЗГГС | Сведения о замещении ликом должности государственной гражданской службы Российской Федерации |
| ЗМС | Сведения о замещении лицом должности муниципальной службы |
| ЗМД | Сведения о замещении ликом муниципальной должности на постоянной основе |
Блоки СЗВ-СТАЖ под №4 и №5 заполняются лишь тогда, когда она сдаётся с пометкой «Направление пенсии». При подаче стандартного (исходного) отчёта эти поля остаются пустыми. Что же касается их заполнения, то в блоке №4 визави пунктов «да» или «нет» бухгалтер должен крестиком сделать пометку, поясняющую, были ли уплачены взносы за интервалы, расшифрованные в таблице. В блоке №5 по аналогичной схеме делается пометка о том, перечислялись взносы по соглашениям негосударственного страхования или нет.
Образцы заполнения
Пример №1. Предположим, бухгалтер организации работает в Брянске, детей не имеет, тяни год трудился непрерывно. При таких исходных данных бланк будет выглядеть следующим образом.
Пример №2. Сотрудник организации трудится менеджером оптовой базы в условиях крайнего севера. В этом случае потребуется код РКС, который заносится в 11 графу таблицы.
Образец №3. Усложним задачу – пусть работник работал на крайнем севере шахтёром до 15 июня, после чего был отведён от работы до 15 июля по своей вине. С 16.07 сотрудник снова приступил к выполнению обязанностей.
В данном случае потребовалось задействовать разом 4 специальных кода, характеризующих специфику работ и местности, а в самой таблице было сделано 3 последовательных записи.
Разумеется, во всех представленных рослее примерах мы привели по одному работнику просто для упрощения образцов заполнения, но на практике эти таблицы должны содержать сведения обо всех ликах, которые официально отработали в организации день и более.
Кроме этого, следует помнить о том, что вместе с СЗВ-СТАЖ сдаётся заполненная конфигурация ОДВ-1.
Частные случаи и ситуации
Отдельного внимания заслуживает порядок заполнения и обработки СЗВ-СТАЖ в случаях увольнения сотрудника и ликвидации фирмы. На самом деле если выговор идёт про сокращение штата или расторжение трудового договора, в алгоритме формирования рассмотренной сегодня формы ничего не меняется.
Один-единственное, что нужно учитывать, так это специфику 14 графы таблицы, поскольку дата в ней ставится лишь при увольнении человека 31 декабря. В прочих случаях она остаётся незаполненной.
Гораздо интереснее ситуация складывается непосредственно с документооборотом, а именно в день увольнения сотрудника работодатель должен сразу же выдать ему копию сведений о стаже. Нарушение этого требования влечёт за собой штрафные санкции.
Сотрудник также имеет право в любой момент спросить у страхователя информацию о стаже. В данном случае работодатель должен в 5-дневный срок предоставить ему соответствующую выписку, выключив из неё личные данные других работников.
При ликвидации организации (или принятии предпринимателем решения прекратить деятельность) порядок сдачи отчёта кардинально меняется, а собственно, форму необходимо передать в ПФР в течение месяца после подписания ликвидационного баланса (подачи заявления на закрытие ИП). Просрочка даже на одинешенек день карается стандартным штрафом — 500 руб. за каждое застрахованное лицо (1000 руб., если отчётность подаётся в электронном облике).
